கனடா – காரை கலாச்சார மன்றம்
யாப்பு இலக்கம் 2015-003 (மீளமைக்கப்பட்டது)
******* பாரம்பரியம் சக முகவுரை *******
1989-ம் ஆண்டு (1-10-1989) கனடா வாழ் காரைநகர் மக்கள் காரைநகரில் வாழுகின்ற மக்களுக்காகவும், கனடாவில் வாழுகின்ற காரைநகர் மக்களுக்காகவும் சேவையாற்ற வேண்டி ஈழத்துச் சிதம்பர திருத்தொண்டர் சங்கம் என்ற ஒரு அமைப்பினை ஏற்படுத்தினார்கள். அந்த அமைப்பு வளர்ந்துவருகின்ற காலங்களிலே பொதுமக்களுடைய வேண்டுகோளுக்கிணங்க, “ கனடா காரை கலாச்சார மன்றம் ” ஆக பெயர் மாற்றப்பட்டு 14-04-94 ல் இருந்து இயங்கி வருகின்றது. கனடா-காரை கலாச்சார மன்றம் ஈழத்து சிதம்பர திருத்தொண்டர் சங்க யாப்பினை மீளமைப்பு செய்து அதற்கு கடந்த கால நிர்வாக சபையினர், பொது நலன் விரும்பிகள் வழங்கிய சிபார்சுகளயும் இணைத்து கனடா-காரை கலாச்சார மன்றத்துக்கு என புதிய யாப்பு 2003 ம் ஆன்டில் திருத்திய யாப்பு, யாப்பு இலக்கம் 2003 – 002 என மீளமைக்கப்பட்டு மன்ற பாவனைக்கு என அமுல் செய்யப்பட்டது.
அந்த யாப்பு மீண்டும் 2015ம் ஆண்டு புதிய அம்சங்களுடன் மாறிவரும் தேவைகளுக்கு அமையவும், கனடா காரை கலாச்சாரமன்ற வளர்ச்சியின் காரணமாவும் திருத்திய யாப்பு என “ யாப்பு இலக்கம் 2015 -003 “ ஆக பிரசுரிக்கப்பட்டுள்ளது.. இது பொது சபையின் அனுமதி பெற்று அமுலுக்கு வரும்.
மனித நாகரீகமும், அறிவியலும், சமூக மாற்றங்களும் மாறுவதற்கு மனித குலத்தில் வந்த நற் சிந்தனையாளர்களும், அதே சமூகத்தில் வாழ்ந்த மக்களின் அனுபவங்களுமே ( நல் எண்ணம் கொண்ட வாழ்க்கைப் போட்டியும் இயற்கை தேர்வுமே ) காரணம். வேகமாக மாறுகின்ற சமூகத்தில் நடைமுறை சிக்கல்கள் அடிக்கடி ஏற்படும். ஆகவே எல்லா சூழ்நிலைகளையும் கற்பனைப் படுத்தி யாப்பு எழுதுவது என்பது நடைமுறைக்கு ஒவ்வாத / முடியாத விடயம். இருந்தாலும் இங்கே ஒரு தர்மத்தின் நிலைப்பாட்டினை சுட்டிக்காட்ட வேண்டும். இந்த மன்றத்தின் சார்பாக செய்யப்படும் ஒரு செயலானது, நற்சிந்தனை உடைய ஒருவரின் மனதினையும் புண் படுத்தாமல், அதே வேளை மன்றம் பிரதிநிதித்துவம் செய்யும் முழு சமூகத்தின் நன்மை கருதி செய்யப்படுமானால், அந்த செயலை செய்தவர் நேரடியகவோ அல்லது மறை முகமாகவோ தனக்கென எந்த விதமான பலனையும் தனது சிந்தனையில் கொண்டிரா விட்டால், அல்லது செய்யப்படும் காரியம் பொது சபையில் 66.66 சதவீத அங்கீகாரத்தை பெற வல்லது என நற்சிந்தனை உடையவர்களால் கணிப்பிட முடியுமானால், அதே வேளை அந்த விடயம் ஏற்கனவே யாப்பில் தடைசெய்யப்படாமல் இருந்தால் அந்த செயலானது யாப்புக்கு அமைவான செயல் என்றே கருதவேண்டும்.
“ **Equity is based on a judicial assessment of fairness as opposed to the strict and rigid rule of common law. ** ”
யாப்பு என்பது செயலூக்கத்துடன் கூடிய சமூக விடிவினை நோக்கி பயணம் செய்யும் ஒரு சமூக அமைப்புக்கான வழிகாட்டும் ஒரு கை நூலேயாகும். யாப்பு என்பது எந்த ஒரு கால கட்டத்திலும், எந்த அமைப்பிலும் பரி பூரணமான உரு அமைப்பினை பெற்று இருந்ததாக சரித்திரம் இல்லை. அவை காலத்துக்கு காலம் பரிணாமம் அடைந்து கொண்டே இருக்கும். காலத்துக்கு காலம் பரிணாமம் அடையவும் வேண்டும். அதன் வெளிப்பாடே இந்த யாப்பு திருத்தமுமாகும். இது தவிர்க்க முடியாததும், நடைபெற வேண்டியதும் ஆகும்.
****பொது***
பழைய அனுபவங்களைக் கொண்டும் வளர்ந்து வருகின்ற உலக நாகரீகங்களைக் கொண்டும் அந்த வழிகாட்டுதலின் பெயரிலும் இந்த புது யாப்பு உருவாக்கப்பட்டுள்ளது. இதில் பல விடயங்கள் பழைய யாப்பில் இருந்து சேர்க்கப்பட்டு இருந்த போதிலும் சில நடைமுறைக்கு தேவையான புதிய திட்டங்களும் இதில் சேர்த்துக்கொள்ளப்பட்டுள்ளன என்பது கவனத்துக்குரியது புதிய யாப்பு அமுலுக்கு வந்தவுடன் யாப்பு 2003-002 காலவதி ஆகிவிடும். புதிய யாப்பு 2015 – 003 என அழைக்கப்படும்.
இந்த யாப்பு பதினொரு பிரிவுகளைக் கொண்டது. அவையாவன:
1.0 கொள்கைகளும் நோக்கங்களும்.
2.0 மன்ற அங்கத்தவர்கள்.
3.0 நிர்வாகசபை.
4.0 திட்டமிடல் போசகர் சபை (இது ஒரு புதிய அங்கம்)
5.0 சங்கக் கூட்டங்கள்,இவை மூன்றாக பிரிக்கபட்டுள்ளன
5.1 நிர்வாகசபைக் கூட்டம்.
5.2 திட்டமிடல் போசகர் சபைக் கூட்டம்.
5.3 பொதுச்சபைக் கூட்டம்.
6.0 மன்ற சொத்துக்கள், ஆவணங்ககள்.
7.0 கணக்காய்வாளர்.
8.0 இணயத்தளம்
9.0 பொதுவழிகாட்டி.
10.0 சொற்பதங்களுக்கான வரைவிலக்கணம்.
11.0 யாப்பினை திருத்துவதாயின் மேற்கொள்ள வேண்டிய பணிகள்.
இவை கனடா காரை கலாச்சார மன்றம் துரித கதியில் முன்னேறி எது வித தப்பபிப்பிராயங்களும் இன்றி அதனுடைய சேவைகளை சிறப்புற நடத்துவதற்கு வழி வகுக்கும் என்று கருதப்படுகின்றது. இந்த யாப்பு அமுலுக்கு வருகின்ற தினத்தில் இருந்து இந்த யாப்பு மாத்திரமே கனடா-காரை கலாச்சார மன்றத்திக்கு நடைமுறை வழிகாட்டியாக அமையும்.
அவசியம் ஏற்படின் யாப்பு சம்பந்தமாக பொதுசபையினை கூட்டுவதற்கு நிர்வாக சபைக்கு அதிகாரம் உண்டு.
1.000 **** கொள்கைகளும் நோக்கங்களும் ****
1.001 கனடா காரை கலாச்சார மன்றம் கனடிய / ஒன்ராரியோ மாகாண சட்ட திட்டங்களுக்கு (பதிவு இலக்கம் 1100492) ஏற்ப ஒரு இலாப நோக்கமற்ற மன்றம் என பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளது.
1.002 காரைநகரை விட்டு புலம்பெயர்ந்து கனடாவில் வாழுகின்ற காரைநகர் மக்களுக்கும் காரைநகர் மக்களுடன் தொடர்புடைய மற்றும் மக்களுக்கும் ஒரு ஊடகமாக இருந்து அவர்களுடைய மொழி, கலை, கலாச்சாரம், பண்பாடு, வாழ்க்கைத்தரம், சமூகநலங்கள் ஆகியவற்றை வளர்க்கின்ற வகையில் இந்த மன்றம் இயங்கும்
1.003 காரைநகரை விட்டு புலம்பெயர்ந்து கனடாவில் வாழுகின்ற காரைநகர் மக்களுக்கும் காரைநகர் மக்களுடன் தொடர்புடைய மற்றும் மக்களுக்கும் ஒரு ஊடகமாக இருந்து அவர்களுடைய மொழி, கலை, கலாச்சாரம், பண்பாடு, வாழ்க்கைத்தரம், சமூகநலங்கள் ஆகியவற்றை வளர்க்கின்ற வகையில் இந்த மன்றம் இயங்கும்
1.004 இம் மன்றம் இலங்கை காரைநகரில் வாழுகின்ற மக்களுடைய கல்வித்தரம், வாழ்க்கைத்தரம், மருத்துவவசதிகள் போன்றவற்றை மேற் கொணர்வதற்கான திட்டங்களிலும் தமது சேவைகளை வழங்கும்.
1.005 இம்மன்றத்தின் ஆரம்பகால உறுப்பினர்களின் அபிலாசைகளை நிறைவேற்றும் நோக்கத்துடன் ஈழத்துச்சிதம்பர தேவஸ்தான நித்திய பூசைகளுக்காக ஏற்கனவே வழங்கிக்கொண்டுவந்த உதவிகளைத் தொடர்ந்து வழங்கி வரும் மேலும் அத்தியாவசியம் ஏற்படின் அதற்குரிய சேவைகளை விஸ்தரிக்கும்
1.006 இம்மன்றம் கனடாவில் வாழுகின்ற குறிப்பாக காரைநகர் மக்களுக்கும் மற்றும் இளம் தமிழ் சமுதாயத்தினரிடையேயும், தமிழ் மக்களுடைய மொழி, கலை, கலாச்சாரத்தையும் பண்பாட்டையும் எடுத்துக் கூறி வழிவகைகளை அமைத்து அவற்றினைப் பேணி வளர்ப்பதற்கான நடவடிக்கைகளை மேற்கொள்ளும்..
1.007 இம்மன்றம் தமது வேலைத்திட்டங்களுடன் சேர்த்து வருடாந்த ஒன்று கூடல், “காரைவசந்தம்” கலைவிழா, றிச்மன்ட்கில் இந்து ஆலய ஆருத்தரா தரிசனம், போன்ற விழாக்களை உரியகாலத்தில் நடாத்தும்.
1.008 இம் மன்றத்துக்கு இலங்கையில் வங்கி கணக்கு ஒன்று மன்ற யாப்பு விதிகளுக்கு அமைய நடைமுறைப்படுத்தும் அதிகாரம் உண்டு.
1.009 இம் மன்றம் முடியுமானால் தன்னை ஒரு இலாப நோக்கமற்ற நன்கொடை நிறுவனமாக மாற்றிக் கொள்ள முயலும்.
1.010 இம் மன்றம் தாய் மொழி , காலாச்சாரம் சார்ந்த வகுப்புகளை இலவசமாகவும் அல்லது பணத்திற்காகவும் நடாத்தும் அதிகாரம் கொண்டிருக்கும். இவ் வகுப்புகளுக்கு அவ்வப்போது தேவைப்படின் பணம் வசூலிப்பதனை பற்றிய முடிவினை பதவியில் இருக்கும் நிர்வாக சபையே தீர்மானிக்கும்.
1.011 மன்றம் தேவைப்படுமிடத்து கனடாவில் உள்ள அரசியல் சார்பற்ற மற்றும் நிறுவனங்களுடனும் தொடர்பினை ஏற்படுத்தி தேவைப்படின் அவர்களுடன் இணைந்து ஒரு கூட்டு முறையில் தமிழ் மக்களுடைய கலை, கலாச்சாரத்தையும், பாரம்பரியத்தையும் பேணுவதுடன் வாழ்க்கைத்தரம், மனிதநேயம் என்பவற்றை கட்டியெழுப்புவதற்கான சேவைகளில் ஈடுபடும். எனினும் கனடா-காரை கலாச்சார மன்றம் தன் தனித்துவத்தையும் பாது காத்து கொள்ள வேண்டும்.
1.012 .இம்மன்றம் எந்தவித நேரடி அல்லது மறைமுகமாக அரசியல் நோக்கம் கொண்ட அல்லது அரசியல் சார்ந்த உள்ளூர் வெளியூர் நிறுவனங்களுடன் தன்னை தொடர்புபடுத்துவதை கட்டாயமாக தவிர்த்துக்கொள்ளும்.
1.013 அங்கத்துவ உறுப்பினர்கள் மற்றும் அவர்களுடைய வழித்தோன்றல்கள் ஆகியோரின் பாரம்பரிய உறவுகள் தொலைந்து போகாமல் இளம் சந்ததியினர் உறவுகளைப் பேணும் வகையில் நவீனதொழில்நுட்பங்களை (தொடர்வலை வலயம்) பயன்படுத்தி தொடர்புகளை ஏற்படுத்திக் கொடுக்கமுயலும்.
1.014 கனடா காரை கலாச்சார மன்றம் மன்ற அங்கத்தவர்களான பொது சபைக்கு சொந்தமானது. அதன் நிர்வாகம் நிர்வாக சபையின் அதிகாரத்துக்கு உட்பட்டது. போஷகர் சபை ஆலோசகராக, பாது காவலனாக செயல்படும். மன்றத்தின் யாப்பு பொது சபை, நிர்வாக சபை, போஷகர் சபை என்று அமைந்து உள்ள மூன்று நிலையினரையும் இணத்து வழி நடாத்தும் ஒரு வலுவான ஊடகமாக செயல்படும். அபிப்பிராய பேதம் ஏற்படும் போது யாப்பு காட்டும் பாதை மட்டுமே மேலாதிக்கம் பெறும்.
1.015 இங்கு தரப்பட்டுள்ள கொள்கை நிரை ஒழுங்கு மன்றத்தின் நடவடிக்கைகளை எந்த வகையிலும் கட்டுப்படுத்தாது. காலத்துக்கு காலம் மன்றத்தின் சேவை முன்னுரிமைகளை மன்ற நிர்வாக சபை தீர்மானிக்கும் எனினும் மன்றத்தினால் ஏற்கனவே தொடங்கப்பட்ட சேவைகளை இரத்து செய்வதனை அல்லது மாற்றம் செய்வதற்கான முடிவினை யாப்பில் பின் கூறப்பட்ட யாப்பு விதிகளுக்கு அமையவே எடுக்க முடியும்.
1.016 நிர்வாக சபைக் கூட்டங்கள் யாவும் திட்டமிடபட்டபடி நடைபெறுதல் வேண்டும். நிர்வாக சபை கூட்டங்களிலே நடைபெறுகின்ற சகல விடயங்களும் செயலாளரால் பதிவு செய்யப்படவேண்டும். இதற்கான பதிவு செய்வதற்காக நவீனயுக்திகள் பயன்படுத்தப்படுவதில் எந்த தடையும் இருக்க கூடாது. நிர்வாக சபை கூட்டங்கள் ஆங்கிலத்திலும் தமிழிலும் நடைபெறலாம். ஆனால் நிர்வாக சபை கூட்டங்களில் எடுக்கப்பட்ட முக்கியமான தீர்மானங்கள் ஆங்கிலத்திலும் தமிழிலும் பதிவுசெய்யப்படுதல் விரும்பத்தக்கது
2.000 **** மன்ற அங்கத்தவர்கள் ****
2.001 கனடா-காரை கலாச்சார மன்றத்தின் அங்கத்தவர்கள் மொத்தமாக சேர்த்து பொது சபை எனஅழைக்கப்படும்.
2.002 கனடா-காரை கலாச்சார மன்றத்தின் கொள்கைகளை ஏற்றுக்கொள்ளுகின்ற 18 வயதிற்கு மேற்பட்ட காரைநகருடன் தொடர்புடைய எந்த ஒரு நபரும் அதில் அங்கத்துவம் பெற தகுதியுடையவராவார்.
2.003 மன்றத்திற்கு அங்கத்துவராக வர விரும்புகின்ற தகுதி பெற்ற எந்தவொரு நபரும் அங்கத்துவ விண்ணப்பப் பத்திரத்தை பூரணப்படுத்தி அதற்குரிய கட்டணத்துடன் நிர்வாகசபைக்கு அனுப்பி வைக்கவேண்டும். நிர்வாகசபைரயினால் அங்கீகரிகப்பட்ட தினத்தில் இருந்து அவர் மன்ற அங்கத்துவாரக இயங்கும் தகுதிபெற்றவரரவார்.
2.004 மன்ற அங்கத்துவராக வரவிரும்பும் ஒருவர் உரிய கட்டணத்தை செலுத்தினால் ஆயுட்கால மன்ற பொதுசபை உறுப்பினராக வருவதற்கும் மன்றம் வழிவகுக்கும்.
2.005 மன்ற பொதுசபை உறுப்பினருக்கான வருட சந்தா குறித்த நிர்வாக சபைக்கான தேர்தலின் போது பொது சபையினால் மாத்திரம் தீர்மானிக்கப்படும். ஆயுட்கால சந்தா தொடர்ந்தும் டொலர் ஆயிரமாக இருக்கும். இத்தொகை நிர்வாக சபையின் சிபார்சில் காலத்துக்கு காலம் பொதுசபையால் மாற்றப்படலாம்.
2.006 குறித்த வருட சந்தாவினை ஒரு உறுப்பினர் செலுத்திய பின்பு வருட சந்தா தொகை மாற்றம் செய்யப்பட்டால், அந்த நபருக்கு அந்த சந்தா தொகை மாற்றம் அந்த வருடத்திற்கு எந்த பாதிப்பினையும் ஏற்படுத்தப்படமாட்டாது.
2.007 மன்ற பொதுச்சபை உறுப்பினராக வரவிரும்பும் ஒருவர் 65 அறுபத்திஐந்து வயதுக்கு மேற்பட்ட முதியவராகவும் பிள்ளைகளின் வருமானத்தில் தங்கியுள்ளவராயும் இருப்பின் அவருக்கும்,அவரது வாழ்க்கைத் துணைக்கும் மன்ற அங்கத்தவர் அந்தஸ்து இலவசமாக வழங்கப்படும். எனினும் இவர்களும் மன்ற அங்கத்துவ விண்ணப்பம் செய்தல் வேண்டும்.
2.008 அங்கத்துவராக வர விரும்புகின்ற ஒவ்வொருவரும் அன்றேல் அங்கத்துவராக உள்ள ஒவ்வொருவரும் அங்கத்துவ பணத்தை ஒவ்வொருவருடமும் செலுத்திக்கொள்ள வேண்டும். இந்த அங்கத்துவக் கட்டணம் ஒவொரு ஆண்டுக்கும் ஒவ்வொருவருட ஜனவரி முதலாம் திகதியில் இருந்து டிசம்பர் முப்பத்தியோராம் திகதி வரையும் செல்லுபடியாகும். ஏற்கனவே அங்கத்துவராக உள்ளவர்கள் அடுத்து வருகின்ற ஆண்டுக்கான அங்கத்துவ பணத்தை அதற்குரிய கால நேரத்தில் செலுத்தாவிட்டால் அவர் மன்ற அங்கத்துவர் தகுதியை இழந்தவராக கருதப்படுவார். இதனால் அவர் பொதுக் கூட்டங்களில் பங்குபற்றி வாக்களிக்கும் தகைமையை இழந்துவிடுவார். நிலுவையில் உள்ள அங்கத்துவ பணத்தை செலுத்துவதற்கான கடைசி சந்தர்ப்பம் அடுத்து வரும் ஆண்டின் மார்ச் முப்பத்தியோராம் திகதியாகும்.
2.009 மன்ற அங்கத்தவர் ஒருவர் பதிவுத்திருமணம் செய்திருப்பின் அவர் மன்ற அங்கத்தவராக இருக்கின்றவரைக்கும் அவருடைய வாழ்க்கைத்துனை (கணவன்/மனைவி) மாத்திரம் மன்ற அங்கத்தவராக எவ்வித கட்டணமுமின்றி எல்லாவித உரிமைகளுடனும் ஏற்றுக்கொள்ளப்படுவார்.
2.010 சங்கத்தின் யாப்பு விதி ஒழுங்கு முறைகளுக்கு ஒத்துப் போகாத எந்த ஒரு அங்கத்தவரையும், அல்லது மன்றத்தை அவமதிக்க தக்கவகையில் நடந்துகொள்ளும் எந்த ஒரு அங்கத்தவரையும் மன்றத்தில் இருந்து இடை நிறுத்தவோ அல்லது நீக்கவோ நிர்வாக சபைக்கு அதிகாரம் உண்டு. அவ்வாறு நடவடிக்கை எடுப்பதற்கு முன்பாக அங்கத்தவருக்கு தனது நடத்தையை எழுத்து மூலமாகவோ அன்றில் வாய்ச் சொல் மூலமாக விளக்குவதற்கு சந்தர்ப்பம் அளிக்கப்படும். எனினும் அத்தீர்ப்பில் திருப்திப்படாத அங்கத்தவர்கள் நிர்வாகசபையின் தீர்பபை எதிர்த்து தமது அதிருப்தியை தெரிவித்து திட்டமிடல் போசகர் சபைக்கு நீதி கேட்டு விண்ணப்பம் செய்யலாம். இது தொடர்பாக திட்டமிடல் போசகர் சபையின் முடிவு முடிந்த முடிவாக மன்றத்தினால் ஏற்றுக்கொள்ளப்படும்.
2.011 பொதுக் கூட்ட தினத்தில் இருந்து 31 நாட்களுக்கு முன்பு அங்கத்துவராக ஏற்றுக் கொள்ளப்பட்டு, பொதுச்சபை கூட்டத்துக்கு மூன்று தினங்களுக்கு முன்பு அங்கத்துவ பணம் செலுத்திய ஒருவரே பொதுக்கூட்டத்தில் வாக்களிக்க முடியும். ஆனால் காசோலை மூலம் செலுத்துவராகின் 15 நாட்களுக்கு முன் செலுத்தவேண்டும்.
2.012 மன்றம் நடாத்தும் கொண்டாட்டங்களூக்கு செலுத்தும் மிகக் குறைந்த கட்டணங்களை, மன்ற அங்கத்துவ பணத்திற்காக மாற்ற முடியாது. இது பற்றிய இலச்சினை முத்திரையினை மன்ற பண பற்று சீட்டில் பதிப்பது இது பற்றிய தடுமாற்றங்களை தவிர்க்க ஏதுவாக இருக்கும்.
2.013 மன்ற கொண்டாட்டங்களூக்கு அல்லது மன்ற தேவைகளுக்காக மிகக் குறைந்த கட்டணங்களுக்கு மேலாக செலுத்தப்படும் பணத்தில் மன்ற அங்கத்துவ பணமும் உள்ளடங்கி இருப்பதாக கருதி அதற்கான பண பற்றுச்சீட்டில் இது பற்றி விளக்கமாகவும், கட்டாயமாகவும் குறிப்பிடப்படவேண்டும்.
2.014 நிர்வாக சபை / போஷகர் சபையிலிருந்து உரிய காலத்துக்கு முன் பதவி விலகுபவர் / பதவி விலக்கப்பட்டவர் ( தற்போது பொது சபை உறுப்பினராக இருந்தாலும்) அவர் பதவி வகுத்த காலத்தை தொடர்ந்து வரும் தேர்தலில் எந்த பதவிக்கும் போட்டியிடும் தகைமையினை இழந்து விடுவார்
3.000 **** நிர்வாக சபை ****
3.001 கனடா-காரை கலாச்சார மன்றத்தின் மன்ற அலுவலர்களை தெரிவு செய்யும் பொதுக்கூட்டத்தில் வாக்குரிமை பெற்ற மன்ற அங்கத்தவர்களால் தெரிவுசெய்யப்பட்டவர்களே மன்ற நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களாக ( இவர்களும் தங்கள் பதவி காலத்தின் போதும் பொதுச்சபை அங்கத்தவர்களாக தொடர்ந்து அங்கத்துவ பணம் செலுத்தி இருக்க வேண்டும், ) கடமையாற்றலாம்.
3.002 கனடா-காரை கலாச்சார மன்றத்தின் செயற்பாடுகள் அனைவற்றுக்கும் கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்தின் நிர்வாக சபை உறுப்பினர்கள் தனித் தனியாகவும் கூட்டாகவும் பொறுப்பாக இருக்க வேண்டும்.
3.003 இந்த நிர்வாக சபையிலே தலைவர், உபதலைவர், செயலாளர், உபசெயலாளர், பொருளாளர், உப பொருளாளர் உட்பட மொத்தம் அதிகூடிய தொகையாக 19 நிர்வாக சபை அங்கத்தவர்கள் இருப்பார்கள். இந்த 19 பேர்களையும் உள்ளடக்கிய நிர்வாகசபை கனடா-காரை கலாச்சார மன்றத்தை மன்றத்தின் யாப்பின் வழிகாட்டலின் படி, மன்றத்துக்கு களங்கம்,தேவையற்ற பொருட்செலவு ஏற்படா வண்ணம், மன்றத்தின் முன்னேற்றத்தை மனதில் கொண்டு மன்றத்தை வழிநடத்திச் செல்ல வேண்டும்.
3.004 மேற் குறிப்பிட்ட நிர்வாக சபைக்கான அங்கத்தவர்களின் அதிகூடிய தொகையினை, நிர்வாக சபைக்கான தேர்தல் பொதுக் கூட்டத்தில் பொது சபையினர் மாற்றி அமைப்பதற்கு அவர்களுக்கு அதிகாரம் உண்டு. எனினும் இத் தொகையானது ஒற்றை எண்ணாக இருத்தல் வேண்டும்..
3.005 நிர்வாகசபைக் கூட்டத்திற்கு வேண்டிய நிறைவெண் என்பது குறித்த நிர்வாக சபை தேர்தலில் அங்கீகரிக்கப்பட்ட அதி கூடிய தொகையினை இரண்டால் வகுத்து வரும் தொகைக்கு 0.5 அல்லது 1.5 புள்ளிகளை கூட்ட வரும் ஒற்றை எண் என்பதனை கருத்தில் கொள்ள வேண்டும்.
3.006 நிர்வாகசபைக் கூட்டத்திற்கு வேண்டிய நிறைவெண் உடைய நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்கள் கலந்து கொண்டிருந்தால் அந்த நிர்வாகசபைக் கூட்டத்தில் எடுக்கப்படுகின்ற தீர்மானங்கள் சட்டபூர்வமான தீர்மானங்களாக ஏற்றுக்கொள்ளப்படும்.
i. யாப்பில் ஏற்கனவே குறிபிட்ட , அல்லது மன்றத்தின் வழமையான நடவடிக்கைளை கொண்டு நடாத்த கூட்டப்படும் நிர்வாகசபைக் கூட்டங்களுக்கு நிறைவெண் தகுதி ஒரு தடைக்கல்லாக கருதப்படமாட்டாது. எனினும் நிறைவு எண் தகைமையினை பேணும் பண்பினை பாதுகாக்கும் கடமை தலைவர் / செயலாளாரையினை சாரும்.
ii. நவீன இணயதளம், மின் அஞ்சல், ஷ்கைப் போன்ற சாதனங்கள் மூலமான தொடர்புகளூம் குறித்த அங்கத்தவர் கூட்டத்தில் கலந்து கொண்டதாகவும், நிறைவெண் தகுதிக்கு தகுதி உடைய வரவாகவும் கருத்தில் கொள்ளப்பட வேண்டும்.
iii. இப்படியான முறையில் அங்கத்தவர்கள் பங்கு பற்றுவது தெளிவாக கூட்ட அறிக்கையில் காட்டப்பட வேண்டும். ஆனால் இப்படியான முறையில் கூட்டங்களில் பங்கு பற்றுவது முற்றிலும் சரியானதும், வரவேற்கப்பட வேண்டியதுமாகும்.
3.007 நிர்வாக சபை, யாப்பிலே கூறப்பட்டுள்ள வழிமுறை, விதிமுறைகளுக்கு அமைய மன்ற நடவடிக்கைகளுக்கு மிக அத்தியாவசியம் என கருதுமிடத்து மாத்திரம் மன்ற யாப்பிற்கு திருத்தம் அல்லது இணைப்பு மேற்கொண்டு “தற்காலிக யாப்பு” ஒன்றை உருவாக்கி அந்த வழிமுறைகளுக்கு அமைய அவர்கள் தங்கள் கடமைகளை செயலாற்ற வேண்டும்.
3.008 நிர்வாக சபையில் காலியாகும் வெற்றிடங்களை நிர்ப்பவும் மற்றும் அவசிய சேவைகளுக்குமாக மன்றத்தின் நிர்வாக சபையின் கட்டளைகளின் கீழ் இயங்க தகுதிபெற்ற ஆறு “தயார்நிலை பட்டியலிலுள்ள நிர்வாக சபை அங்கத்தவர்கள” பொதுசபைத் தேர்தலில் தெரிவுசெய்யப்பட வேண்டும். காலியாகும் நிர்வாக சபை வெற்றிடங்களுக்கு தயார்நிலைப் பட்டியல் நிர்வாக சபை அங்கத்தவர்களில்,பட்டியலில் இருந்து ஒருவர் நிர்வாக சபை அங்கத்தவராக தெரிவு செய்யப்பட்டால் அவர் ஒரு சாதாரண பொதுசபை கூட்டத்தில் தெரிவுசெய்யப்பட்ட நிர்வாக சபை அங்கத்தவருக்கு உரிய பொறுப்பும் அதிகாரமும் உடையவராவார்.
3.009 நிர்வாக சபையின் பதவிக் காலம் இரண்டு வருடங்களாக இருக்கும். பதவிக் காலம் ஏப்பிரல் மாதம் 1ம் திகதியில் தொடங்கி மறு வருடத்தைத் தவிர்த்து வருகின்ற அடுத்த வருடத்தின் மார்ச் 31ம் திகதியுடன் முடியும். தவிர்க்க முடியாத காரணத்தினால் சற்று தாமதமாகி 2015 ம் ஆண்டு மே மாதத்தில் நடைபெறுகின்ற பொதுக்கூட்டத்தில் தெரிவு செய்யப்படுகின்ற நிர்வாக சபையினருடைய பதவிக் காலம் 2017ம் ஆண்டு மார்ச் மாதம் 31ம் திகதியுடன் முடிவடையும். அதன் பின்பு ஒழுங்காக இரண்டு வருடங்களுக்கொரு முறை புதிய நிர்வாகசபை பதவிக்கு வரும். மன்றத்தின் புதிய நிர்வாக சபையில் பதவிக்குவரும் பொதுச்சபை அங்கத்தவர் ஒருவரின் அந்த பதவிக்கான உரிமை எந்த விதத்திலும் கட்டுப்படுத்தப்பட்டு இருக்காவிட்டாலும் ஓரே நபர் இரண்டு தடவைகளுக்கு மேலாக தொடர்ந்து ஒரே உத்தியோகத்தர் பதவியை வகித்தல் விரும்பத்தக்கது அல்ல.
3.010 நிர்வாக சபையிலே வகிப்பவர்கள் தலைவர், உப தலைவர், செயலாளர், உப செயலாளர், பொருளாளர், உப பொருளாளர் தவிர்நத மற்றும் அனைத்து அங்கத்தவர்களில் எவராகிலும் ஒரு நிர்வாக சபைக் கூட்டத்திற்கு தம்மால் சமூகமளிக்க முடியாதவிடத்து தன்னுடைய பிரதிநிதியாக தான்விரும்பும் ஒரு தயார்நிலைப் பட்டியலிலுள்ள நிர்வாக சபை அங்கத்தவரை நிர்வாக சபைக் கூட்டத்துக்கு அனுப்பி வைக்கமுடியும்.
3.011 ஒரு நிர்வாக சபை அங்கத்தினரின் பிரதிநிதியாக செல்லும் தயார் நிலைப்பட்டியல் நிர்வாக சபை அங்கத்தவர் தான் பிரதிநித்துவப்படுத்தும் நிர்வாக சபை அங்கத்தினரின் அபிப்பிராயத்தை மாத்திரம் நிர்வாகசபைக் கூட்டத்தில் வெளியிடமுடியும். எனவே இப்படியான சந்தர்ப்பங்களில் ஒரு பிரதிநிதியை அனுப்பும் நிர்வாக சபை அங்கத்தவர் நிர்வாக சபைக் கூட்டத்தில் விவாதிக்க இருக்கும் முக்கியமான விடயங்கள் பற்றிய தனது அபிப்பிராயத்தை நிர்வாக சபைத் தலைவருக்கு தனது பிரதிநிதி மூலம் எழுத்து மூலம் தெரிவிக்க கடமைப்பட்டுள்ளார். இந்த பிரதிநிதி நிர்வாகசபை கூட்டங்களில் வாக்களிக்கும் தகைமை உடையவராவார்.
3.012 தொடர்ந்து மூன்று முறை நிர்வாக சபையின் அனுமதியின்றி நிர்வாகசபைக் கூட்டத்துக்கு சமூகமளிக்காத ஒரு நிர்வாகசபை அங்கத்தவர் தனது நிர்வாகசபை அங்கத்தவர் பதவியை இழந்தவராக கருதப்படுவார். இப்படியாக உருவாகும் வெற்றிடங்களுக்கு தயார்நிலைப் பட்டியியலில் இருந்து நிர்வாகசபை அங்கத்தவர் ஒருவர் நியமிக்கப்படுவர். அதே வேளை தனது பதவியை இழந்ததாக கருதப்பட்ட நிர்வாகசபை அங்கத்தவர் தயார்நிலைப் பட்டியல் நிர்வாக சபை அங்கத்தவாரக சேர்க்கப்படுவார்.
3.013 நிர்வாகசபை தனது வழமையான கூட்டத் தொடரினை குறைந்தது மூன்று மாத காலத்திற்கு ஒரு தடவையாகினும் நடாத்துதல் வேண்டும் நிர்வாகசபை தலைவர், செயலாளர் அல்லது பொருளாளர் முக்கியமான ஒரு விடயம் சம்பந்தமாக நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களுடன் கலந்தாலோசிக்க விரும்புகின்ற இடத்து செயலாளர் நிர்வாகசபை கூட்டத்தினை கூட்டுவதற்க்கு ஒழுங்கு செய்தல் வேண்டும். அதை விடுத்து நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களுள் யாராகினும் இணைந்து, நிர்வாக சபையினை கூட்டும் படி ஒரு கூட்டான வேண்டுகோள் விடுத்தாலும் செயலாளர் கட்டாயம் நிர்வாக சபையைக் கூட்டுவதற்கு வழி செய்ய வேண்டும். ஆனால் இந்த கூட்டான வேண்டுகோள் விடுக்கும் அங்கத்தவர்களின் எண்ணிக்கை குறைந்த பட்சம் வேண்டுகோள் விடுக்கும் சமயத்தில் அமுலில் உள்ள நிர்வாகசபை கூட்டங்களுக்கான நிறைவு எண்ணுக்கு சமானமாய் இருத்தல் வேண்டும்.
3.014 தெரிவுசெய்யப்பெற்ற நிர்வாக அங்கத்தவர்கள் தங்கள் பதவிக்காலம் வரையும் நல்ல ஒழுக்கமான நெறிகளை உடையவர்களாக இருத்தல் வேண்டும் நிர்வாக சபையின் பதவிக்காலம் முடிவடைய முன்னர் நிர்வாக சபையில் வெற்றிடம் ஏற்படும் சந்தர்ப்பத்தில் தயார்நிலைப் பட்டியலிலுள்ள நிர்வாக சபை அங்கத்தவர்களில் இருந்து ஒருவரை நிர்வாகசபைக்கு நியமிக்கும் அதிகாரம் நிர்வாக சபைக்கு உண்டு.
3.015 நிர்வாகசபைக் கூட்டத்திற்கு மன்ற தலைவரே என்றும் த,லைமை வ,கிப்பார். அவர் இல்லாதவிடத்து உபதலைவர் தலைவராக கடமையாற்றுவார். தவிர்க்கமுடுயாத சந்தர்ப்பங்களில் தலைவரும் உபதலைவரும் சமூகமளிக்காதவிடத்து நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களால் அங்கீகரிக்கப்படும் ஒரு நிர்வாகசபை உறுப்பினர் தற்காலிக தலைவராகக் கடமையாற்றுவார்.
3.016 ஒவ்வொரு நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களும் அவர்களுக்கென நிர்வாகசபையினால் ஒதுக்கப்பட்ட கடமைகளை திருப்திகரமாக செய்து முடிக்கவேண்டும். தொடர்ந்து மூன்று மாதங்களாக தமது கடமைகளை திருப்திகரமாக நிறைவேற்றாது தமது பொறுப்புக்களை புறக்கணிப்பராயின் அவர் நிர்வாகசபையிலிருந்து விலகிக்கொண்டதாகக் கருதப்படுவர். இருப்பினும் நிர்வாகசபையிலே மிகவும் பொறுப்புடனும் கடமை உணர்வுடனும் தமது கடமைகளை நல்குகின்ற ஒரு நிர்வாகசபை அங்கத்தவர் நியாயமான காரணங்களுக்காக அப்படி சேவை நல்க இயலாதவிடத்து அவரின் விண்ணப்பத்தின் பெயரில் அவருக்கு நிர்வாகசபை தமக்குரிய விசேட அதிகாரத்தை பாவித்து குறிப்பிட்டகாலத்தில் அவர் விடுமுறையில் இருந்ததாகக் கருதி விடுமுறை வழங்க வேண்டும் இது நிர்வாகசபைக்குரிய விசேட அதிகாரம் ஆகும். இப்படியான ஒழுங்குகள் செய்யப்படாதவிடத்து குறிப்பிட்ட நிர்வாகசபை உறுப்பினர் நிர்வாகசபையில் இருந்து விலகியவராகக் கருதப்படுவார்.
3.017 யாப்பு விதிகளுக்கமையவும் நிர்வாகசபையினரின் விருப்பங்களுக்கமையவும் நிர்வாகசபைக் கூட்டங்களையும்,பொதுசபைக் கூட்டங்களையும், மற்றும் தேவையான பொதுசனத் தொடர்பு சேவைகளையும், செய்வது செயலாளருடைய கடமையாகும். இதற்கு செயலாளர் உபசெயலாளருடைய உதவியை பகிர்ந்து கொள்ளலாமாயினும் அதற்குரிய முழுப் பொறுப்பினையும் செயலாளர் ஏற்றுக்கொள்ள வேண்டும். சங்கத்தினதும் நிர்வாகசபையினதும் கூட்டநடவடிக்கைகள் யாவற்றினது அறிக்கைப் பதிவேடுகளை செயலாளர் தயார் செய்து வைத்திருக்க வேண்டும். இப்பதிவேடுகள் முறையே மன்ற அங்கத்தவர்களினதும் நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களினதும் பார்வைக்கு வேண்டப்படுமிடத்து கிடைக்கச்செய்தல் வேண்டும் அத்துடன் இது தொடர்பாகவும் நிர்வாகசபைக் கூட்டங்களைக் கூட்டுதல் தொடர்பாகவும் நவீன விஞ்ஞரன யுக்திகள் ஈ-மெயில் போன்றவைகள் பாவிக்க சந்தர்ப்பம் கிடைக்குமிடத்து பாவிக்கப்பட வேண்டும். அதற்கு உரிய வழிவகைகளை அமைக்கும் பணிக்கு ஆதரவாக நிர்வாகசபையில் உள்ளவர்களும் தங்கள் தொழில்நுட்பங்களைப் பெருக்கிக்கொள்ள அல்லது அப்படியான சேவைகளை பெற்றுக்கொள்ள முயலவேண்டும்.
3.018 நிர்வாகசபை அங்கத்தவர் இறந்தால், அல்லது செயலாளருக்கு நிர்வாகசபை அங்கத்தவர் எழுத்து மூலம் தனது இராஜினாமாவைக் கொடுத்து, நிர்வாகசபை அதை ஏற்றுக் கொண்டால், அல்லது சிறப்புப் பொதுக்கூட்டமொன்றில் நிர்வாகசபை அங்கத்தவரில் நம்பிக்கையில்லாப் பிரேரணைக்கு, பிரசன்னமாயிருக்கும் வாக்களிக்கத் தகுதியுள்ள அங்கத்தவர்களில் மூன்றில் இரண்டு பங்கினர் சாதகமாக வாக்களிப்பின், நிர்வாகசபை அங்கத்தவர் ஒருவரின் பதவி காலியானதெனக் கருதப்படும். ஒரு நிர்வாகசபை அங்கத்தவரை பதவியிலிருந்து நீக்குவதற்குரிய காரணங்களைக் காட்டி, நீக்கும் பிரேரணையை முன்மொழிபவரும் 10% பொதுசபை அங்கத்தவர்களும் கையொப்பமிட்டு எழுத்து மூலம் செயலாளருக்கு, அறிவித்தல் கொடுத்தல் வேண்டும் அவ்வாறான பிரேரணை கிடைக்கப் பெற்றதும், செயலாளர் ஏழு நாட்களுக்குள் ஒர் அவசர நிர்வாகசபைக் கூட்டமொன்றினைக் கூட்டவேண்டும். நிர்வாகசபையின் அறிவுரைப்படி பிரேரணையைச் சமர்ப்பிக்கச் சங்கப்பொதுக் கூட்டமொன்றினைச் செயலாளர் முப்பது நாட்களுக்குள் கூட்டுதல் வேண்டும்.
3.019 மன்ற அங்கத்தவர்களுடைய பெயர்,முகவரி, தொலைபேசி இலக்கம் மற்றும் அவர்கள் சம்பந்தப்பட்ட சகல விடயங்களும் அடங்கிய பட்டியலை செயலாளர் பேணிப் பாதுகாக்க வேண்டும். இது சம்பந்தமான விடயங்களும் நிர்வாகசபையில் இருக்கின்ற ஒவ்வொரு அங்கத்தவர்களுக்கும் கிடைப்பதனால் அவர்களும் அது சம்பந்தமான பட்டியல்களை வைத்திருக்கும் பொழுது மிகவும் கவனம் செலுத்த வேண்டும். கனடிய சட்டத்தின்கீழ் சில சில விடயங்கள் மிகவும் இரகசியமாக வைத்திருக்கப்பட வேண்டியிருப்பதனால் அது பற்றி மேலதிக கவனம் செலுத்துதலுக்கான பொறுப்புக்களை நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்கள் என்றென்றும் பேண வேண்டும். அதாவது ஒரு பொதுசபை அங்கத்தவருடைய விலாசத்தையோ அல்லது தொலைபேசி இலக்கத்தையோ அங்கத்தவர் என்ற சார்பில் பெற்ற வேறு எந்த தகவல்களையும் இரகசியமாக வைத்திருத்தல் வேண்டும்.
3.020 பொதுவாக முடியுமானவரை செயலாளர் எல்லா நிர்வாகசபைக் கூட்டங்களுக்கும் பிரசன்னமாக இருத்தல் வேண்டும். தவிர்க்கமுடியாதவிடத்து உப செயலாளர் அவர் சார்பில் வேண்டிய ஆவணங்களுடன் பிரசன்னமாக இருத்தல் வேண்டும்.
3.021 மன்ற நிர்வாக சபைக் கூட்டங்களை பற்றி திட்டமிடல் போசகர் சபைக்கு அறிவிப்பதும் நிர்வாக சபைக்கூட்டம் முடிந்த பின்பு நிர்வாக சபைக் கூட்டத்தில் நிறைவேற்றிய தீர்மானங்கள் பற்றி போசகர் சபைக்கு அறிவிப்பதும் செயலாளரின் தலையாய கடமைகளில் ஒன்றாகும்.
3.022 மன்றத்தின் அங்கத்துவப் பணம் உட்பட சகல நிதிகளுக்கும், நிதி விபரங்களுக்கும் பொருளாளர் பொறுப்புடையவராக இருப்பார். பொருளாளருடன் நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களும் மற்றும் பணம் சேகரிப்பில் ஈடுபட்டுள்ள சகல நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களும் பொறுப்புடையவர்களாக இருப்பர்.
3.023 மன்றத்தின் ஒவ்வொரு நிர்வாக சபை அமர்வின்போதும் பொருளாளர் ஒரு குறித்த மாதிரி வடிவமைப்பில் நிதி விபரங்களையும் திட்டங்களையும் நிர்வாக சபை கூட்டத்தில் சமர்ப்பிக்க வேண்டும்.
3.024 மன்றத்தின் கொடுக்கல் வாங்கல் விபரங்கள் பற்றிய அறிக்கையினையும் நிலுவையில் உள்ள விபரங்களையும் பொருளாளர் நிர்வாக சபைக்கு சமர்ப்பித்தல் வேண்டும்.
3.025 மன்ற அங்கத்தினருடன் மன்ற்த்தின் சார்பில் தொடர்புகொள்ளவும் புதிய அங்கத்தவரை சேர்த்துக்கொள்ளவும் மன்ற அங்கத்தவருடைய பட்டியல் நிர்வாகசபை அங்கத்தவருக்கு கொடுக்கப்படுதல் வேண்டும். மன்ற அங்கத்தவர்களுடன் குறைந்தது 6 மாதத்திற்கு ஒருமுறையாவது மன்ற அங்கத்தவர்களுக்கு என ஒதுக்கப்பட்ட நிர்வாகசபை அங்கத்தவர் மூலம் தொடர்பினை ஏற்படுத்தி மன்ற முன்னேற்றம் பற்றி அளவளாவ வேண்டும். இதனை நெறிப்படுத்தி கையாளுதல் உபசெயலாளரின் கடமையாகும்.
3.026 மன்றத்தின் கணக்கு விபரங்கள் அந்நிய செலாவாணி பரிமாற்றம் மற்றும் அதனுடைய சேவைகள் யாவும் கனேடிய நாட்டு சட்டதிட்டங்களுக்கு அமைய நிறைவேற்றப்படவேண்டும்.
3.027 வருடா வருடம் மத்திய அரசுக்கு உரிய வரிப்படிவங்களை உரிய காலத்தில் அனுப்பி வைப்பது த,லைவரினதும்,பொருளாரினதும் கடமையாகும். தேவைப்படின் கனேடிய அரசால் அங்கீகரிக்கப்பட்ட வரி ஆலோசனை வழங்கும் கணக்காளருடைய சேவையை பெற்றுக்கொள்ளவேண்டும்.
3.028 மன்றம் தனது வரவு செலவு விபரங்கள், வங்கி கையிருப்பு, மன்ற ஆண்டறிக்கை, மன்றத்தின் புதிய திட்டங்கள் பற்றிய விபர அறிக்கையினை ஒவ்வொரு வருடம் மார்ச் 31ம் திகதிக்கு முன்பு அங்கத்தவர்களுக்கு அனுப்பி வைக்கவேண்டும்.
3.029 மன்றத்தின் கணக்குகளுக்கான கால இடைவெளி ஜனவரி 1ல் இருந்து டிசம்பர் 31 வரையான காலமாக இருக்கும். ஆனால் மன்ற நிர்வாகம் தான் பதவி வகுத்த காலத்திற்கான கணக்குகளினை பொது சபை கூட்டத்தில் சமர்பிக்கும். ஆனால் கணக்கு விபரங்களை சமர்பிக்கும் போது மன்றத்தின் கணக்குகளுக்கான கால இடைவெளிக்கான விபரங்களை கருத்தில் கொள்ள வேண்டும். அரசு சார்ந்த நிறுவனங்களுக்கான பத்திரங்கள் சமர்பிக்கும் போது கால வரையறை குறித்து கவனமாக இருத்தல் வேண்டும்.
3.030 மன்றத்தின் பொருளார் தனது மன்றம் சார்ந்த அனைத்து பண பரிமாற்றங்களையும் மன்றத்தினால் அங்கீகரிக்கப்பட்ட, மன்ற்த்திற்கு உடைமையான, ஒரு கணனி மென் பொருளினை பாவித்து பதிவு செய்ய வேண்டும். இக் கணனி மென் பொருள் இணைய தளம் சார்ந்து இயங்க வல்லதாய் இருப்பது விரும்பத் தக்கது. அதற்கான வசதிகளை, தேவைப்படின், அவருக்கு உதவ வல்ல கணக்கியல் , கணணனி ஆளுமை உள்ள ஒருவரின் சேவையினை நிர்வாக சபை வழங்க வேண்டும். இப்படியான வேளைகளில் பொருளாளரின் குடும்ப உறவுகளை தவிர்து கொள்ளுதல் விரும்பத் தக்கது.
3.031 நிர்வாக சபைக்கு திட்டமிடல் போசகர் சபைக்கும் பிணக்கு ஏற்படுகின்ற சந்தர்ப்பங்களில் அவர்களால் ஒரு முடிவு காணமுடியாத நிலை ஏற்படுமாயின் பொதுசபை கூட்டப்பட்டு பொதுசபையின் ஆளுமைக்கு பிரச்சனைகள் சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும்.
3.032 ஒரு நிர்வாக சபை தனது பதவிக்காலம் முடிகின்றபோது தமது கைவசம் உள்ள வேலைத்திட்டங்கள், தொடர்ந்து நிறைவேற்றப்படவேண்டிய வேலைத்திட்டங்கள், வங்கியில் உள்ள பண இருப்பு விடயங்கள் மற்றும் மன்றத்தின் செயற்பாடுகள் பற்றிய பரிபூரணமான அறிக்கைளை திட்டமிடல் போசகர் சபைக்கு எழுத்து மூலம் தெரிவிக்க வேண்டும். அதன் பிரதி ஒன்று மன்ற அங்கத்தவகளுக்கும் சமர்ப்பிக்கப்பட வேண்டும்.
3.033 புதிதாக பதவிக்கு வருகின்ற நிர்வாக சபை திட்டமிடல் போசகர் சபையில் இருந்து பழைய நிர்வாகசபையின் வேலை அறிக்கைளை பெற்று அவர்களின் ஆலோசனையுடன், புதிய திட்டங்களை வேண்டுமானால் வகுத்து தொடர்ந்து கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்தின் பணிகளை முன்னெடுத்துச் செல்லவேண்டும். கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்தின் பழைய நிர்வாக சபை சில வேலைத்திட்டங்களுக்காக பணத்தை ஒதுக்கி அவற்றை சில சேமிப்பு கணக்கிலோ அல்லது வேறு ஏதாவது திட்டங்களில் வைத்திருந்தால் அந்த பணத்தை புதிய நிர்வாக சபை வேறு தேவைக்கு பாவிக்கலாகாது. அப்படி பாவிக்க விரும்பினால் திட்டமிடல் போசகர் சபையின் பூரண அங்கீகாரத்துடனும் பொதுசபையின் அங்கீகாரத்துடனும் பாவிக்கப்பட வேண்டும். இதற்கு மாறாக செயல்பட்டால் அந்த செயல்படுகின்ற நிர்வாக சபை உறுப்பினர்கள் தனித்தும் சேர்ந்தும் குற்றம் இழைத்தவர்களாக கருதப்படுவர்.
3.034 திட்டமிடல் போசகர் சபையினை சேர்ந்த அங்கத்தவர்களுக்கு நிர்வாக சபைக் கூட்டங்களை பற்றிய அழைப்பு விடுக்கப்படவேண்டும். நிர்வாக சபையால் வேண்டப்படும் இடத்து அல்லது திட்டமிடல் போசகர் சபை விரும்புமிடத்து நிர்வாக சபைக் கூட்டங்களில், திட்டமிடல் போசகர் சபை அங்கத்தவர்கள் பார்வையாளர்களாக மாத்திரம் அனுமதிக்கப்படுவார்கள்.
4.000 **** திட்டமிடல் போசகர் சபை ****
4.001 திட்டமிடல் போசகர் சபை கனடா- காரை கலாச்சார மன்றத்தின் பாதுகாவலர்களாக இருந்து நிர்வாகசபை தனது நடவடிக்கைகளை செவ்வனே நிறைவேற்றவும், நிர்வாகசபை பதவிக்காலம் மாறுகின்றபொழுது புதிய நிர்வாகசபைக்கு ஒரு வழிகாட்டியாக இருந்து செயல்படவும், நிர்வாகசபைகளினால் எச்சமாக விட்டுச்செல்லப்பட்ட வேலைகள் எக்காரணம் கொண்டும் தடைப்படாது நிறைவேற்றவும் பொறுப்புடையவராவர்.
4.002 கனடா-காரை கலாச்சார மன்றத்தின் ஒரு புதிய அங்கமாக 2003ம் ஆண்டிலிருந்து திட்டமிடல் போசகர் சபை இயங்கும். திட்டமிடல் போசகர் சபைக்கு 5 அங்கத்தவர்கள்(நிர்வாக சபை உறுப்பினர்கள் அல்லாத) பொதுசபைக் கூட்டத்தில் தெரிவு செய்யப்படுவார்கள்.
4.003 திட்டமிடல் போசகர் சபைக்கு அனுபவம் திறைமை, பொதுவிடயங்களை ஆய்ந்து உணரும் தன்மை பொது நோக்கு பொருந்திய ஜவரை தெரிவு செய்வது பொதுசபையின் கடைமையாகும்.
4.004 திட்டமிடல் போசகர் சபை வருகின்ற ஜந்து அங்கத்தவர்களுள் ஒருவர் கணக்காளராகவோ அன்றேல் கணக்கியல் துறையில் அனுபவம் உள்ளவராகவோ இருந்தால் நிர்வாகசபை மாறுகின்ற காலங்களில் அதற்கான பொறுப்புக்களை ஏற்று சுமூகமான முறையில் நிர்வாகசபை கைமாற்றங்கள் நடைபெறுவதற்க்கு ஆலோசனை வழங்கக்கூடியவராக இருப்பார். இதனைக் கவனத்தில் கொண்டு பொது சபை மக்கள் திட்டமிடல் போசகர் சபைக்குழுவிற்கு அங்கத்தவரை நியமிக்கும் பொழுது கணக்கியல் அனுபவம் உள்ள ஒருவரை நியமித்தல் விரும்பத்தக்கது.
4.005 திட்டமிடல் போசகர் சபை நிர்வாக சபையி செயற்பாட்டிற்கும் அவர்களின் வேலைதிட்டங்களுக்கும் எந்த வித பங்கமும் ஏற்படாமல் தமது பணிகளை செய்ய வேண்டும். அதே வேளையில் திட்டமிடல் போசகர் சபை வகுகின்றதிட்டங்கள் அவர்கள் வழங்குகின்ற ஆலோசனைகளை நிர்வாக சபை செவிமடுத்து கேட்டல் வேண்டும்.
4.006 இச்சபை தேவை ஏற்படுமிடத்து அல்லது மூன்று மாதத்திற்கு ஒருமுறை கூடி தனது கடமைளை கலந்து ஆலோசிக்க வேண்டும்.
4.007 திட்டமிடல் போசகர்சபை தமது அங்கத்தவர் ஒருவரைஅச்சபையின் வழிநடத்துபவராக நியமிக்க வேண்டும். அவரே அச்சபையின் ஆவணங்களுக்கு பொறுப்புடையவராகவும் பொதுசபை, நிர்வாகசபை, மற்றும் வெளிநிறுவனங்களுடன் தேவைப்படும் இடத்து தொடர்புகொள்ளும் உத்தியோத்தராகவும் இருப்பார்.
4.008 திட்டமிடல் போசகர் சபை அங்கத்தவரின் பதவிக்காலம் நான்கு ஆண்டுகளாக இருக்கும் நான்கு ஆண்டுகளாக இருந்த போதிலும் ஒவ்வொரு ஈராண்டுப் பொதுக் கூட்டங்களின் போதும் இரண்டு வருடங்களுக்கு மேல் சேவையாற்றுகின்ற திட்டமிடல் போசகர் சபை அங்கத்தவர்கள் இருவர் தாமாகவே பதவி விலக வேண்டும் அல்லது குலுக்கல முறையில் இருவருடைய பெயர்கள் பட்டியலில் இருந்து நீக்கப்படவேண்டும். திட்டமிடல் போசகர் சபை அங்கத்தவர்களுள் இருவர் இரண்டுவருட காலங்களுக்கு பின்பு விலகவேண்டும் என்று சொல்லப்பட்டது திட்டமிடல் போசகர் சபையில் குறைநதது 3 அங்கத்தவர்களாவது, நிர்வாகசபை பதவி மாறுகின்ற சமயங்களில் தொடர்ந்து பதவி வகித்தவர்களாகவும், கடந்த கால திட்டங்களில் புலமைமிக்கவர்களாக இருக்கவேண்டும் என்பதற்காகவேயாகும்.
4.009 திட்டமிடல் போசகர் சபை என்பது நிர்வாகசபை மாறிவருகின்ற காலங்களிலே ஏற்படக்கூடிய சிக்கல்கள் பொதுவேலைத் திட்டங்களை நிறைவேற்றுவதில் ஏற்பட உள்ள சிரமங்களை தவிர்ப்பதில் முன்னின்று உழைக்கவேண்டும்.
4.010 நிர்வாகசபை ஒன்று சில வேலைதிட்டங்களை வகுத்து, தவிர்க்கமுடியாத காரணங்களினாலோ, அல்லது காலம் காணாதா காரணங்களினாலோ சில வேலைத் திட்டங்களை தொடர்ந்து வருகின்ற நிர்வாக சபைக்கு கையளித்து செல்லுகின்ற சமயங்களில், தொடர்ந்து வருகினற நிர்வாக சபை அங்கத்தவர்கள் போதிய ஆதாரம் இன்றி அந்த வேலைத் திட்டங்களை அபிப்பிராய பேதத்தால் நிறைவேற்றாமால் அல்லது நிறைவேற்றக் காலம் தாழ்த்தினால் திட்டமிடல் போசகர் சபை நிர்வாக சபையுடன் தொடர்பு கொண்டு இது சம்பந்தமான பிரச்சனைகளுக்கு சுமூகமான முறையில் தீர்வுகாண முயல வேண்டும்.
4.011 திட்டமிடல் போசகர் சபை அங்கத்தவர்கள் நிர்வாக சபையுடன் பிணக்குகள் இன்றி தெளிவான முறையிலே நிர்வாக சபை இயங்குவதற்கு தமது சேவையை நல்க வேண்டும். நிர்வாக சபை அங்கத்தவர் மத்தியில் கடந்த கால நிர்வாக சபை அங்கத்தவர்களால் எச்சமாக விடப்பட்டுச்சென்ற வேலைத்திட்ங்களை நிறைவேற்றுவதில் அபிப்பிராய பேதங்கள் ஏற்படின் திட்டமிடல் போசகர் சபை அங்கத்தவர்களுடைய ஆலோசனையை நிர்வாக சபை கோரவேண்டும். இந்த விடயத்தில் திட்டமிடல் போசகர் சபை அங்கத்தவர்களுடைய அங்கீகாரமும் மிக முக்கியமானது. திட்டமில் போசகர் சபையின் தீர்மானத்தை நிர்வாகசபை ஏற்கவேண்டும்.
4.012 திட்டமிடல் போசகர் சபையின் தீர்மானம் நிர்வாக சபைக்கு திருப்தி ஏற்படாதவிடத்தில் நிர்வாக சபை சம்ப்ந்தப்பட்ட விடயங்களை பொது சபையின் கவனத்துக் கொண்டு வரவேண்டும்.
4.013 ஏற்கனவே அமுலில் உள்ள வேலைதிட்டங்களில் மாற்றங்கள் ஏற்ப்டுகின்றபொழுது., வேலைத் திட்டங்களை தடை செய்கின்றபொழுது, வேலைத் திட்டங்களை முற்றும் முழுதாகவே நீக்குகின்றபொழுது திட்டமிடல் போசகர் சபையின் ஜந்தில் நான்கு வாக்குகள் பெற்ற தீர்மானம் ஏற்றுக்கொள்ளப்படும். எனினும் இது சம்பந்தமாக பொதுசபைக்கு அறிவித்து, அவர்களின் முடிவு பற்றி அறிய 30 நாட்கள் காத்திருக்க வேண்டும். பதிவு செய்யப்பட்ட அங்கத்தவர்களில் 30% மானோர் எதிர்ப்பு தெரிவிக்காவிடில் திட்டமிடல் போசகர் சபையின் முடிவு முடிந்த முடிவாக ஏற்றுக்கொள்ளப்படும்.
4.014 திட்டமிடல் போசகர் சபை நிர்வாக சபையுடன் கூட்டாகவே இயங்கும் இதனால் திட்டமிடல் போசகர் சபை நிர்வாக சபையின் வேலைத்திட்டங்களை பற்றியும், அதன் நிறைவேறாத நிலையில் உள்ள வேலைத்திட்டங்களை பற்றியும், எதிர்காலத்தில் செய்யவிருக்கும் வேலைத்திட்டங்களை பற்றியும் பரிபூரண அறிவும் ஆளுமையும் பெற்றிருக்கவேண்டும். இதனால் நிர்வாகபை பதவி மாறுகின்றபொழுது ஏற்படக்கூடிய தொடர்பு வெற்றிடங்களினால் ஏற்படக்கூடிய பிரச்சனைகளுக்கு திட்டமிடல் போசகர் சபை தன்பங்களிப்பினை பரிபூரணமாக வழங்கக கூடியதாக இருக்கும்.
4.015 நிர்வாக சபைக்கும் திட்டமிடல் போசகர் சபைக்கும் இடையில் அபிப்பிராய பேதங்கள் ஏற்படுகின்றபொழுது திட்டமிடல் போசகர் சபையில் உள்ள ஏதாவது மூன்று அங்கத்தவர்கள் எழுத்து மூலம் நிர்வாகசபையிடம் விண்ணப்பித்தால் நிர்வாகசபை பொதுசபை கூட்டத்தினை அந்த போசகர் சபையால் விண்ணப்பித்த தேதியில் இருந்து முப்பது நாட்களுக்குள் கூட்ட வேண்டும்.
5.100 **** நிர்வாக சபை கூட்டங்கள் ****
5.101 நிர்வாக சபைக் கூட்டங்கள் யாவும் திட்டமிடபட்டபடி நடைபெறுதல் வேண்டும். நிர்வாக சபை கூட்டங்களிலே நடைபெறுகின்ற சகல விடயங்களும் செயலாளரால் பதிவு செய்யப்படவேண்டும். இதற்கான பதிவு செய்வதற்காக ந்வீனயுக்திகள் பயன்படுத்தப்படுவதில் எந்த தடையும் இருக்க கூடாது. நிர்வாக சபை கூட்டங்கள் ஆங்கிலத்திலும் தமிழிலும் நடைபெறலாம். ஆனால் நிர்வாக சபை கூட்டங்களில் எடுக்கப்பட்ட முக்கியமான தீர்மானங்கள் ஆங்கிலத்திலும் தமிழிலும் பதிவுசெய்யப்படுதல் விரும்பத்தக்கது.
5.102 நிர்வாக சபைக் கூட்டத்தில் முதலாவது விடயமாக சென்ற கூட்ட அறிக்கை வாசிக்கப்படல் வேண்டும். நிர்வாக சபைக் கூட்டத்தில் சென்ற கூட்ட அறிக்கை வாசிப்பதில் ஏதாவது தடைப்பாடுகள் ஏற்படுமாயின் அதற்கான காரணங்களை செயலாளர் விளக்க வேண்டும்.
5.103 நிர்வாக சபைக் கூட்டம் நடைபெறும்பொழுது அங்கு நடைபெறுகின்ற விடயங்களை பதிவு செய்யப் பாவிக்கப்படுகின்ற அதே யுக்திகள் செயலாளரின் அறிக்கையை வாசிப்பதற்க்கும் பயன்படுத்தப்படலாம்.
5.104 இப்படியான யுக்திகள் பாவிக்கப்படுமாயின் அந்த ஒலியிளை நாடாக்கள் அல்லது மற்றும் அதற்க்குரிய தட்டுக்கள் நிர்வாக சபைக் கூட்ட முடிவில் முத்திரை (seal), செய்யப்பட்டு பொருளாளரிடம் ஒப்படைக்கப்பட வேண்டும். பொருளாளர் அதனை வங்கிப் பாதுகாப்புப் பெட்டியில் வைக்கவேண்டும்.
5.105 கூட்ட தொடர்புகளுக்குரிய ஆவணங்களை வங்கியிலே உள்ள ஒரு பாதுகாப்புப் பெட்டி ஒன்று எடுத்து அந்தப் பெட்டியில் வைக்கவேண்டும். இதனால் நிர்வாக சபை மாறுகின்றபொழுது ஏற்படக்கூடிய கூடியளவு இடைஞ்சல்களை தடுத்துக்கொள்ளலாம்.
5.106 கடந்த கூட்ட அறிக்கை இன்றி கூட்டம் தொடருமானால் அதற்கான பொறுப்பினை தலைவர் ஏற்று கொள்ள வேண்டும்.
5.107 தொடர்ந்து இரண்டு அல்லது மூன்று கூட்டத்தில் கடந்த கூட்ட அறிக்ககை சமர்பிக்க தவறும் செயலாளர் / நிதி நிலைமை பற்றிய தகவல்களை சமர்பிக்க தவறும் பொருளாளர் தம் பதவியினை இளந்தவர்களாக கருதப்படுவார். இப்படியான சந்தர்பங்களில் துணை செயலாளார், செயலாளாளர் பதவிக்கும், உதவி பொருளாளர், பொருளாளர் பதவிக்கும் பதவி ஏற்றம் பெறும் தகைமையினை பெறுவார்கள். ஆனால் இதனை நடைமுறை படுத்தும் அதிகாரம் தலைவர் நிர்வாக சபையினரிடமே கூட்டு அதிகாரமாக உண்டு. எனினும் இப்படியான சந்தர்ப்பங்களில் போஷகர் சபையின் ஆலோசனை பெறுதல் அவசியம்.
5.108 நிர்வாக சபைக் கூட்டத்திலே இரண்டாவது விடயமாக தொடர்ந்து நிர்வாக சபைக் கூட்டங்களுக்கு வராத நிர்வாக சபை அங்கத்தவர் விபரங்களை செயலாளர் சபைக்கு சமர்ப்பிக்க வேண்டும். அவற்றை நிர்வாக சபை ஏற்று யாப்பிலே கூறப்பட்ட வண்ணம் அதற்குரிய ஒழுங்கு நடவடிக்கைகளை நிர்வாக சபை எடுக்க வேண்டும்.இங்கு ஒழுங்கு நடவடிக்கை என்று கூறப்படும்பொழுது இது தனிப்பட்ட நபருக்காகவோ அல்லது வேறு எந்த நோக்கத்துடன் செய்யப்படுகின்ற விடயம் என்று கருதக்கூடாது. கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்தின் முன்னேற்றத்துக்காக எடுக்கப்படுகின்ற ஒரு வேலைத் திட்டமாக அதனை கொள்ளுதல் வேண்டும். நிர்வாக சபையில் தொடர்ந்து செயலாற்ற முடியாமல் தனிப்பட்ட காரணங்களுக்காகவோ பிற காரணங்களுக்காகவோ அன்றேல் அபிப்பிராய பேத காரணங்களுக்காகவோ செயலாற்ற முடியாத நிலையில் உள்ள ஒரு நிர்வாக சபை உறுப்பினர் தாமாகவே விலகிக்கொள்ளுதல் வேண்டும் அல்லது விலக்கப்படுதல் வேண்டும் அல்லது தயார் நிலை அங்கத்துவர் நிலைக்கு மாற்றபடவேண்டும். இதற்கான முடிவு நிர்வாகசபைக் கூட்டத்திலே பிரசன்னமாகியுள்ள அங்கத்துவர்களின் சாதரண மேலதிக வாக்குப்பலத்துடன் எடுக்கப்படல் வேண்டும்.
5.109 அடுத்து நிர்வாக சபைக் கூட்டத்தில் எடுக்கப்படவேண்டிய விடயங்கள் அன்றைய நிர்வாக சபைக் கூட்டத்தில் கலந்துரையாடப்படவேண்டிய வேலைத்திட்ட நிகழ்ச்சிகள். வேலைத் திட்டங்களைப் பற்றி கலந்தாலோசனை செய்கின்ற பொழுது நிர்வாகசபைக் கூட்டத்திலே பிரசன்னமாகியுள்ள அனைத்து அங்கத்தவர்களுக்கும், தமது அபிப்பிராயங்களை வழங்குவதற்கான சந்தர்ப்பத்தை வழங்கவேண்டியமா கடப்பாடு தலைவருக்கு உரியது நிர்வாக சபைக் கூட்ட ஆரம்பத்திலேயே ஒவ்வொரு விடயத்திற்குமான கால அவகாசங்களையும் ஒவ்வொரு அங்கத்தவர்களுக்குரிய கால அவகாசங்களையும் தலைவரும் செயலாளரும் கலந்துரையாடி அதனை அங்கத்தவர்களுக்கு தெரிவிக்க வேண்டும். அதனை அங்கத்தவர்களும் கேட்டு ஒழுக வேண்டும்.
5.110 நிர்வாகசபை உறுப்பினர் அவருக்கு வழங்கப்பட்ட சந்தர்ப்பத்தை மீறி தொடர்ந்தும் தமது அபிப்பிராயங்களைத் தெரிவித்துக்கொண்டு போனால் அவரை இடை நிறுத்தம் செய்து மறு அங்கத்தவர்களுக்கு கால அவகாசம் கொடுக்கவேண்டிய பொறுப்பும் கடமையும் தலைவருக்குரியது. இப்படியான சந்தர்ப்பங்களில் எல்லா அங்கத்தவர்களும் பேசி முடிந்த பின்பு கால அவகாசம் வேண்டிய அங்கத்தவர்கள் தலைவரின் அனுமதியுடன் தொடர்ந்தும் தமது அபிப்பிராயங்களைத் தெரிவிக்கலாம். இப்படியான சூழ்நிலையில் நிர்வாக சபை அங்கத்தவர்கள் தொடர்ந்தும் அந்த அங்கத்தவர்களை பேசவிடுவதா இல்லையா என்ற தீர்மானம் எடுக்க வேண்டிய பொறுப்பு கூட்டாக நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களுக்குரியது.
5.111 தலைவரின் ஆணையை மீறி எந்தக் கட்டத்திலும் எந்த அங்கத்தவரும் தொடர்ந்து பேசுதல் தவிர்க்கபட வேண்டும். தலைவரின் ஆணையை மீறுபவர் கூட்டத்தில் தொடர்ந்து பேசுகின்ற வாய்ப்பை இழந்து விடுவார். அத்துடன் தலைவர் விரும்பினால் அவரை கூட்டத்திலிருந்து சபையின் ஆதரவுடன் மாத்திரம் வெளியேற்றலாம்.
5.112 நிர்வாகசபைக் கூட்டத்திற்கு வருகின்ற ஒவ்வொரு அங்கத்தவர்களுக்கும் அங்கு நடைபெறுகின்ற விடயங்களையும் அவர்கள் மனதில் தோன்றுகின்ற விடயங்களையும் குறித்து வைப்பத்ற்கான பேப்பர்கள் பென்சில்கள் போன்ற்வற்றை வழங்க வேண்டியகடப்பாடு செயலாளருக்கு உண்டு. இது கட்டாயமாகசெயற்படுத்தப்பட வேண்டியஒன்று ஏனென்றால் ஒரு அங்கத்தவர் பேசுகின்ற பொழுது அங்கத்தவ்ர்கள் இடைமறித்துப் பேசுவதற்கு அனுமதி இல்லாததினால் ஒவ்வொரு அங்கத்தவர்களும் தமக்குத் தோன்றுகின்ற அபிப்பிராயங்களைத் தொகுத்து அவர்களுக்கு வருகின்ற சந்தர்ப்பங்களில் பேச சந்தர்ப்பம் வழங்கப்படவேண்டியுள்ளதனால் அவற்றைத் தொகுத்து வைக்கின்ற தன்மையை அங்கத்தவர்களுக்கு வழங்குவதற்கு இப்படியான வசதிகள் வழங்கப்பட வேண்டும்.
5.113 நிர்வாக சபைக் கூட்டத்தில் விவாதிக்கப்படும் ஒவ்வொரு பிரேரணைகளும் வாக்களிப்புக்குச் செல்லும் முன்பு அது பற்றி அபிப்பிராயங்கள் தெரிவிக்க எல்லா அங்கத்தவர்களுக்கும் சிறு சந்தர்ப்பமளிக்க வேண்டும். அவற்றைத் தொடர்ந்து தலைவர், செயலாளர், பொருளாளர் தமது அபிப்பிராயங்களைத் தெரிவிக்க சந்தர்ப்பமளிக்கப்பட வேண்டும். அதனைத் தொடர்ந்து வாக்கெடுப்பு நடைபெறும். போதிய காரணங்களுக்காக அங்கத்தவர்கள் ( நிறைவு எண் தொகையினை விஞ்சிய அங்கத்தவர்கள்) தமக்கு இது பற்றி விவாதிக்க சந்தர்ப்பம் கிடைக்கவில்லை என்று கருதினால் அதனை நிர்வாகசபையின் கவனத்துக்கு கொண்டுள்ளது. வாக்களிப்புக்கு விட்டு அதன் பிரகாரம் தேவைப்பட்டால் அப்பிரேரனை மீதான வாக்களிப்பு ஒத்தி வைக்கப்பட வேண்டும்.
5.114 நிர்வாகசபையிலே ஒவ்வொரு விடயத்திற்கும் குறிப்பிட்ட கால அட்டவனை வழங்கப்பட்டிருத்தல் வேண்டும். அந்தக் கால அட்டவணைக் காலத்தினுள்ளே அன்றேல் ஒரளவுக்கு சுமாராக கருதப்பட வேண்டிய நேரத்திலோ அநத விடயம் பற்றி விவாதித்து ஒரு முடிவு காணமுடியாதவிடத்து அந்த சம்மந்தப்பட்ட விடயம் ஒத்தி வைக்கப்பட்டு நிகழ்ச்சியின் மறுவிடயங்களுக்குச் செல்ல வேண்டும் கூட்டத் தொடரிலே திட்டமிடப்பட்டபடி நிகழ்ச்சி நிரலில் உள்ள அனைத்து விடயங்களும் விவாதிக்கப்பட வேண்டும்.
5.115 நிகழ்ச்சிநிரலின் போது அங்கத்தவர்கள் குறுக்கிட்டுப் பேசுகின்ற தன்மை தவிர்க்கப்பட வேண்டும்.
5.116 நிர்வாகசபைக் கூட்டங்களிலே விவாதத்துக்கு வருகின்ற விடயங்கள் எப்பொழுதும் நூற்றுக்கு நூறு வீதமான ஒத்துழைப்பைப் பெறுவதில்லை, இப்படியான சந்தர்ப்பங்களிலே மன்ற நிர்வாக சபை பிரேரணையை வாக்கெடுப்புக்கு விட்டு அதில் மேலதிகமான வாக்குகளைப் பெறுகின்றவர்களுடைய அபிப்பிராயங்களை ஏற்று நடக்கின்ற மனப்பான்மையையும் பெருந்தன்மையையும் நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்கள் தமக்குத் தாமே ஏற்படுத்திக்கொள்ளுதல் வேண்டும். அபிப்பிராய பேதங்கள் இருந்தாலும் அவை கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்தின் திட்டங்களுக்கு முன்னோடியாக இருக்குமாயின் அவற்றை வழிநடத்திச் செல்ல தமது பரிபூரண ஆதரவை வழங்க வேண்டும்.
5.117 நிர்வாகசபைக் கூட்டத்திலே பரிபூரண மேலதிக வாக்கு பெற்றிருப்பின் அது முடிந்த முடிவாகும். இருந்தாலும் குறித்த ஒரு நிர்வாக சபை உறுப்பினருக்கு நிர்வாக சபை கூட்டத்தில் எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் அவரின் தமது மனச்சாட்சியை உறுத்துகின்ற பட்சத்தில் அன்றேல் அதற்கு ஒத்துழைப்பு வழங்கமுடியாத நிலையில் குறிப்பிட்ட விடயங்களை நிறைவேற்றுவதினால் மன்றம் பாதிக்கப்படும் என்று கருதினால் மாத்திரம் ( அதாவது குறித்த நபருக்கான அபிப்பிராயத்தை / விருப்பு , வெறுப்புகளை தவிர்த்து ) அதைப்பற்றிய விபரங்களை திட்டமிடல் ஆளுனர் சபைக்கு எழுத்து மூலம் எடுத்துச் சென்று அவர்கள் மூலமாக நிர்வாகசபையினருடன் கலந்து மீள்பரிசீலனை செய்யவோ அல்லது பொதுசபையின் கவனத்திற்கு கொண்டுவரவோ முயற்சிகள் எடுக்கப்பட வேண்டும். அதனைத் தவிர்த்து நிர்வாகசபைக் கூட்டங்களிலே அசம்பாவிதமான சூழ்நிலைகளை ஏற்படுத்துதலைத் தவிர்த்துக் கொள்ளுதல் வேண்டும்.
5.118 ஒவ்வொரு நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்கலும் விரும்பியோ விரும்பாமலோ நிர்வாகசபைக் கூட்டங்களில் எந்த விதமான அசம்பாவித சூழ்நிலைக்கும் காரணமாக இருக்க கூடாது. அப்படி இருப்பதாகக் கருதப்பட்டால் நிர்வாகசபை வேறொரு தீர்மானத்தைக் கொண்டு வந்து அந்த குறிப்பிட்ட நிர்வாகசபை அங்கத்தவர் மீது ஒழுங்கு நடவடிக்கை எடுக்க நிர்வாகசபைக்கு கூட்டான அதிகாரம் உண்டு. ஏற்கனவே கூறியது போல் நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்கள் சில விடயங்களில் அங்கு விவாதிக்கின்ற நிகழ்ச்சி நிரலில் தமக்கு ஆதரவான தீர்மானங்கள் கிடைக்காதவிடத்தும் கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்தின் வேலைத் திட்டங்களுக்கு தடையாக இருக்காமல் (Accepted under protest) என்ற பண் பாட்டிற்கமைய நடந்து கொள்ள வேண்டும்.
5.119 நிர்வாகசபைக் கூட்டத்தில் நிறைவேற்றப்பட்ட தீர்மானம் பற்றி திருப்தி அடையாத நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்கள் யாராவது திட்டமிடல் போசகர் சபைக்கு புகார் செய்தால் திட்டமிடல் போசகர்சபை உடனடியாக நிர்வாகசபையினருடன் தொடர்பு கொண்டு அவர்கள் எடுத்த தீர்மானத்தை இடைனிறுத்தம் செய்து அதற்கு சுமூக தீர்வு காண முயல வேண்டும் அப்படி சுமூக தீர்வு காண முடியாதவிடத்து 30 நாட்கள் தொடக்கம் 45 நாட்களுக்குள் பொதுசபையைக் கூட்டி அதற்கான நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும். திட்டமிடல் போசகர் சபை தலையீடு செய்து நிர்வாகசபைக்கு ஒரு விடயத்தை ஒத்தி வைக்கும்படி வேண்டுகோள் விடுத்தால் அதனை நிர்வாகசபை கட்டாயம் ஏற்றே ஆக வேண்டும்.
5.120 திட்டமிடல் போசகர் சபைக்கு புகார் செய்கின்ற நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்கள் அதன் பிரதி ஒன்றை தலைவருக்கும் செயலாளருக்கும் பொருளாளருக்கும் அனுப்பி வைக்க வேண்டும்.
5.121 நிர்வாகசபைக் கூட்டங்களிலே ஒரு குறிப்பிட்ட நிர்வாகசபை உறுப்பினர் தினமும் ஒரு குறுகிய வட்டத்திற்குள் நின்று கொண்டு வலுவற்ற காரணங்களைக் காட்டி புதிய வேலைத் திட்டங்களுக்கு எதிராக தொடர்ந்து நித்தமும் குரலெழுப்பி அபிப்பிராயம் பேசுபவராயின் அவருக்கும் கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்திற்கும் கொள்கையளவில் முரண்பாடு உள்ளதாகக் கருதி அவரை நிர்வாகசபையில் இருந்து விலக்குகின்ற அதிகாரம் நிர்வாகசபைக்கு உண்டு. அப்படி சந்தர்ப்பம் ஏற்படுகின்ற பொழுது அவரை நிர்வாகசபையிலிருந்து விலக்குகின்ற விடயங்களை திட்டமிடல் ஆளுனர் சபையுடன் கலந்தாலோசித்து செயற்படுத்த வேண்டும்.
5.122 நிர்வாகசபைக் கூட்டத்தில் ( நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்கள் அல்லாத பொதுசபை உறுப்பினர்கள் உட்பட) வெளியாட்கள் யாரும் நிர்வாகசபையின் அனுமதியின்றி அனுமதிக்கப்படமாட்டார்கள். நிர்வாகசபை கூட்டகளில் விமர்சிக்கப்படும் விடயங்கள் யாவும் இரகசியமாக வைத்திருக்கப்படவேண்டும்.
5.123 மன்றத்தின் நிர்வாகசபையினால் எடுக்கப்பட வேண்டிய தீர்மானங்கள் பொதுவாக யாப்பு வழிகளின்படி கூட்டப்பட்ட நிர்வாகசபை கூட்டங்களிலே தீர்மானிக்கப்படும். மன்றத்தின் நன்மைகருதி உடனடியாக தீர்மானம் எடுத்து செயல்பட வேண்டிய சந்தர்ப்பங்கள் ஏற்படலாம். அப்படியான சந்தர்ப்பங்களில் தலைவர், செயலாளர், பொருளாளர் மற்றும் நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களை கொண்ட குறைந்தது ஐந்து பேர் அடங்கிய நிர்வாகசபை உறுப்பினர்களால் எடுக்கப்படும் தீர்மானம் ஒரு வலுவான தீர்மானமாக கணிக்கப்படும். இப்படி தீர்மானம் எடுக்கப்படும் வேளைகளில் தீர்மானத்தின் விபரம் அனைத்து நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்க்களுக்கும் மின்அஞ்சல் / தொலைபேசி மூலம் தெரியப்படுத்தப்படும். இப்படியான சந்தர்ப்பங்களில் குறைந்த பட்சம் 5 நிர்வாகசபை உறுப்பினர்களை கொண்ட எழுத்து மூலமான வலுவான காரணங்களுடன் எதிர்ப்புக்கள் தலைவருக்கு கிடைக்காதவிடத்து அந்தமுடிவு முடிந்த முடிவாக ஏற்றுக்கொள்ளப்படும். இப்படியான சந்தர்பங்களில் போஷகர் சபையின் ஆலோசனைகளை பெற்றுகொள்ளுவது விரும்ப தக்கது
5.200 **** திட்டமிடல் போசகர் சபை கூட்டம் ****
5.201 திட்டமிடல் போசகர் சபைக் கூட்டம் குறைந்தது மூன்று மாதங்களுக்கு ஒருமுறை நடைபெறுதல் வேண்டும்
5.202 மன்றத்தின் முன்னேற்றம் கருதி திட்டங்களை வகுத்து நிர்வாக சபைக்கு தமது சிபார்சுகளை செய்தல் வேண்டும்.
5.203 தேவைப்படும் இடத்து தலைவர்,செயலாளர், பொருளாளர் ஆகியோரை தங்களின் கூட்டத்துக்கு ஆலோசனையின் பொருட்டு வரவழைக்களாம்.
5.300 *** பொதுசபைக் கூட்டம் ***
5.301 ஈராண்டு பொதுக் கூட்டம் குறிப்பிட்ட காலகட்டத்தில் மார்ச்சு மாதம் 3ம் அல்லது 4ம் கிழமை முடிவுகளில் அல்லது ஏப்பிரல் மாதம் 1ம்,2ம் கிழமைகளில் ஏற்படுகின்ற விடுமுறைக் காலங்களில் கட்டாயமாக கூட்டப்பட வேண்டும். எக்காரணம் கொண்டும் இது ஒத்தி வைக்கப்படலாகாது. இதற்கான பரிபூரணமான பொறுப்பு நிர்வாகசபையிடமும் குறிப்பாக செயலாளரிடமும் உண்டு.
5.302 இந்த ஈராண்டும்பொதுக் கூட்டம் மார்ச்சு மாதம் 3ம், 4ம் அல்லது ஏப்பிரல் மாதம் 1ம்,2ம் கிழமைகளில் எப்பொழுது நடைபெற்றாலும் அதில் புதிய நிர்வாகசபை உறுப்பினர்கள் தெரிவாக வேண்டும். புதிய நிர்வாகசபையின் பதவிக்காலம் தேர்தல் நடை பெற்ற திகதியில் இருந்து ஆரம்பமாகும்.
5.303 பழைய நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்கள் தமது கைவசம் உள்ள வேலைத் திட்டங்கள், வங்கியில் உள்ள பணங்கள் எவ்வாறு செலவிடப்பட வேண்டும் என்ற தாங்கள் திட்டமிட்டுள்ள விடயங்கள் மற்றும் பல விபரங்களை எல்லாம் திட்டமிடல் போசகர் சபையுடன் கலந்தாலோசித்து அவர்களுடன் சேர்ந்து திட்டத்தை வகுத்து புதிய நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களுக்கு தேர்தல் முடிந்தவுடன் தேர்தல் மண்டபத்திலேயே கையளிப்பதற்குத் தயாராக இருக்க வேண்டும். இதற்கு தம்மை தயார் நிலையில் வைக்க வேண்டிய பாரிய பொறுப்பு தலைவரிடமும், செயலாளரிடமும்,பொருளாளரிடமும் மாத்திரமே உண்டு.
5.304 புதிய நிர்வாக சபையிடம் கையளிக்கப்படும் அனைத்து ஆவணங்களும், மன்றத்துடன் தொடர்புடைய அனைத்து சொத்துக்களும் பொதுக்கூட்டம் நடைபெறும் நாளில் இருந்து குறை பட்சம் மூன்று தினங்களுக்கு முன்பதாக பட்டியியல் இடப்பட்டு பெட்டிகளில் அடைத்து சீல் வைக்கப்பட்டு தயார் நிலையில் வைக்கப்படவேண்டும். இது நிர்வாக சபைத் தலைவர், செயலாளார், பொருளாளர், போஷகர் சபை இணைப்பாளர், கணக்காளர் அமைந்த குழுவின் முன்நிலையில் நடைபெறுவது விரும்பத் தக்கது. இதில் தயார் செய்யப்பட்ட பட்டியல் இந்த குழுவில் பங்கு கொண்ட அனைத்து உறுப்பினர்களாலும் உறுதிப் படுத்தபட வேண்டும். இப் பட்டியல் பதவி ஏற்கும் புதிய நிர்வாக சபையினால் பொறுப்பு ஏற்கப்பட்டவுடன் இணையத் தளத்தில் பிரசுரிக்கப்பட வேண்டும். இதில் பொதுக்கூட்டத்தில் பாவிக்கப்படும் ஆவணங்களும் அடங்கும்.
5.305 ஈராண்டுப் பொதுக் கூட்டத்திற்கான அறிவித்தல் மன்ற அங்கத்தவர்களுக்கு பொதுகூட்ட தினத்தில் இருந்து 21 நாட்களுக்கு முன் கிடைக்கவேண்டும்.
5.306 பொதுக்கூட்டத்திற்கான அறிவித்தலுடன் சகலவிதமான பொதுமன்ற உறுப்பினர்களுக்கான அறிக்கைகளும், ஐந்தொகையுடன் கூடிய வரவுசெலவு கணக்கு விபரங்களும், பொதுக்கூட்டம் சம்பந்தமான பிரேரணைகளுக்குரிய விபரங்களும் கட்டாயம் அனுப்பி வைத்தல் வேண்டும். ஒவ்வொரு மன்ற அங்கத்தவர்களின் முன் ஆலோசனை / அனுமதி பெற்று மின் அஞ்சல் மூலமாகவோ அல்லது தபால் மூலமாகவோ அனுப்பி வைத்தல் வேண்டும். இணையத்தள அறிவித்தல் மாத்திரம் போதுமானது அல்ல என்பதனை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும்.
5.307 பொதுக்கூட்டம் ஒன்று கூட்டப்படுமாயின் அங்கு அந்த கூட்டத்தில் ஆராயப்பட வேண்டிய விபரங்கள் அனைத்தும் விபரமாக பொது சபையினருக்கு தெரியப்படுத்தப் படவேண்டும். இதில் குறித்த எதாவது விடயம் பற்றி விமர்சனம் செய்ய விரும்புவர்கள் தமது கருத்துகளை நிர்வாக சபையினருக்கு கூட்டம் கூடவுள்ள தினத்தில் இருந்து குறைந்தது ஏழு நாட்களுகு முன் எழுத்து மூலம் தெரிவித்து அனுமதி பெற வேண்டும். இதனை நிர்வாக சபையினரும் , போஷகர் சபையும் கூட்டாக ஆராய்ந்து, அது பற்றிய முடிவானது, நிர்வாக சபையின் செயலாள்ர் மூலம் குறித்த மன்ற உறுப்பினருக்கு தெரியப் படுத்தப்படும். இது சம்பந்தமான அனைத்து விபரங்களும் ஆவணப்படுத்தப்பட்டு பொது சபையில் வாக்கு எடுக்கப்பட்டு முடிவு தீர்மானிக்கபடும்.
5.308 நிர்வாக சபை, போஷகர் சபை சேர்ந்த அநுமதியின்றி எந்த விடயங்களும் பொதுக்கூட்ட்த்தில் விவாதிக்ப் படமுடியாது.
5.309 பொதுக்கூட்ட்த்தில் தலைவரின் கட்டளையினை மீறுபர்கள் கூட்ட மண்டபத்தில் இருந்து விலக்கப்படுவார். பின்னர் நிர்வாகசபிபையினரும், போஷகர் சபையும் சேர்ந்து நிலைமையினை ஆராய்ந்து அறிக்கையினை குறித்த நபருக்கு அனுப்பி வைக்கும். தேவைப்படின் இணையத்தளத்திலும் விபரம் பிரசுரிக்கபடாலாம்
5.310 யாப்பு சீர்திருத்தம் , நிர்வாகசபை தேர்தல் / போஷகர் சபை தேர்தல் சமயங்களில் போஷகர் சபை இணைப்பாளரே பொதுக்கூட்டத்தை வழி நடாத்துவார், போஷகர் சபை இணைப்பாளர் தேர்தலில் போட்டியிட விரும்பினால் போஷகர் சபை ஒருவரை நியமிக்கும். ஆனால் அனைத்து தேர்தல் சம்பந்தமான நடவடிக்ககளையும் போஷகர் சபை இணைப்பாளருடன் சேர்ந்து நிர்வாக சபையினரே ( குறிப்பாக செயலாளரே ) கையாள வேண்டும்.
5.311 பொது சபை தேர்தல் வரும் போது போஷகர் சபையும் , நிர்வாக சபையும் சேர்ந்து தேர்தல் நடத்துவதற்கான நடைமுறைகளை வெளியிடுவதுடன், அது பற்றிய முழுமையான விபரங்களையும் , பொது சபையினருக்கு நிர்வாக சபையினர் அனுப்பிவைப்பார்கள்.
5.312 மன்றத்தின் காலியாகும் பதவிகளுக்கு விண்ணப்பம் செய்யும் ஒருவர், விண்ணப்பம் செய்யும் போது வேறு ஏதாவது ( தன் தொழில் / தன் தொழில் கல்வி சாராத ) நிறுவனங்களில் நிர்வாக பதவி வகுத்தால் அதனை தான் விண்ணப்பிக்கும் பதவிக்கான படிவத்தில் வெளிக்கொணர வேண்டும். அப்படி வெளிக் கொணராது இருந்து பின்னர் கண்டு பிடிக்கப்பட்டால் அவருக்கு மன்றம் சார்பாக கொடுக்கப்பட்ட பதவியினை இல்லாமல் செய்யயும் அதிகாரம் மன்றத்துக்கு உண்டு. இருப்பினும் அப்படியான் நிலைமை ஏற்பட்டால் அது பற்றிய விபரமான அறிக்கை , குறித்த நபருக்கு அறிவித்தல் கொடுத்து பின்பு மன்ற இணையத்தளதில் பதிவு செய்யப்படும்.
5.313 பொது சபையில் வாக்கு பதிவு செய்யும் போது வாக்கு பதிவுகள் ஆவணப்படுத்தக்ககூடிய வகையில் வாக்கு சீட்டுகள் தயார் செய்யப்பட்டு வாக்கு பதிவு செய்யப்பட்டு அவை குறைந்த பட்சம் ஆறுமாத காலத்திற்கு பேணி பாது காக்கப்பட வேண்டும்.
5.314 பொது சபை கூட்டம் ஒன்றில் அபிப்பிராய பேதம் ஏற்பட்டால் கூடியளவு அமைதி காத்து நிலைமையினை கட்டுப்பாட்டில் கொண்டுவர அனைவரும் முயல வேண்டும். அங்கு பிரசன்னமாகி உள்ள அனைவரும் விரும்பினாலும் யாப்புக்கு எதிரான நடவடிக்கையில் யாரும் ஈடுபட முடியாது. அப்படியான வேளைகளில் பொது சபை கூட்டம் ஒத்திவைக்கப்பட்டு நிலைமை பரிசீலிக்கப்படும். யாப்பில் திருத்தங்கள் தேவைப்படின் யாப்பு திருத்த வழிமுறைகள் பின் பற்ற படவேண்டும்.
5.315 இனி வரும் காலங்களில் முடியுமானால் மன்ற பொதுக்கூட்டங்களினை இணயத் தளமூலம் பார்வையிடவும், வாக்களிக்கவும் ஏற்பாடுகள் செய்ய அநுமதி உண்டு. இது பற்றி தொழில் நுட்ப ஆலோசனை பெற்று, வெகு அவதானமாக செயல்பட வேண்டும்.
5.316 ஈராண்டு பொதுக் கூட்டத்தில் பின்வரும் நடவடிக்கைகள் கட்டாயம் நிறைவேற்றுதல் வேண்டும்.
1. ஈராண்டுக்கான புதிய நிர்வாகசபைத் தெரிவு
2. புதிய தயார்நிலைப் பட்டியல் நிர்வாக அங்கத்தவர் தெரிவு
3. திட்டமிடல் போசகர் சபை தெரிவு
4. மன்ற கணக்கு/நடவடிக்கை பரிசோதகர் தெரிவு
5. தற்காலிக யாப்பு ஏதாவது இருப்பின் ஆய்ந்து அங்கீகரித்தல்
6. யாப்பு திருத்த பிரேரணை ஏதாவது இருப்பின் ஆய்ந்து அங்கீகரித்தல்
7. புதிய திட்டங்கள் பற்றிய ஆய்வு
8. செயலாளரின் நிர்வாக சபை காலத்திற்கான அறிக்கை
9. நிர்வாக சபை காலத்திற்கான வரவு செலவு அறிக்கை ஆய்ந்து அங்கீகரித்தல்
6.000 மன்ற சொத்துக்கள்/ உடமைகள் , ஆவணங்ககள் கொள்கைகள்
6.001 மன்றத்திற்கு சொந்தமான மூலதனங்களையும் ஆவணங்களையும் மற்றும் ஒலி, ஒளி பிரதிகளையும் இணையத்தள தகவல்களையும் அதில் பதிவேற்றம் செய்யப்பட்டுள்ள அனைத்து ஆவணங்களையும் நிர்வாகம் மாறுகின்ற போது மன்ற பொது கூட்டத்தில் பொது மக்களின் முன்னிலையில் மன்ற கணக்காளாரால் சிபார்சு செய்யப்பட்டுள்ள பத்திரத்துடன் பொது மக்கள் முன்னிலையில் புதிய நிர்வாகத்தினரிடம் ஒப்படைக்கப்பட வேண்டும். இதனை செய்யத்தவறுகின்ற தலைவர் பொருளாளர் செயலாளர் மூவரும் தமது பொது கூட்டம் நடைபெற்ற தினத்தில் இருந்து மூன்று ஆண்டுகளுக்கு மன்றத்திற்குரிய பொறுப்பான பதவிகளை வகுக்கும் தகைமை இழந்தவர்களாக கருதப்படுவார்கள்.
6.002 மன்ற பொதுக் கூட்டத்தில் இதனை செய்வதற்க்கு ஏதாவது தடைகள் இருப்பின் அதற்குரிய வழமையான காலத்திலிருந்து இரண்டு தொடக்கம் நான்கு கிழமைகளுக்கு மன்ற பொதுக்கூட்டதை பின் போடும் சலுகையினை நிர்வாகசபை கூட்டத்தில் முடிவு செய்யலாம்.. அப்போது அதற்கான தீர்மானம் போஷகர் சபையின் அனுசரணையுடன் மாத்திரமே நிறைவு செய்யமுடியும்..
6.003 மன்ற பொதுகூட்டம் நிர்வாக சபையினால் எதிர்பாராத காரணங்களுக்காக எதிர்பாராத வேளையில் கூட்டப்பட்டு நிர்வாக சபை முற்றிலும் பதவி மாறுகின்ற சந்தர்ப்பம் ஏற்பட்டால் அவ்வேளையில் மன்ற உடமைகளை புதிய நிர்வாகசபையினரிடம் ஒப்படைக்கும் பணியினை மேற்பார்வை செய்வதற்கென மன்ற கணக்காய்வாளர் உட்பட மூன்று அங்கத்தவர்களை கொண்ட ஒரு குழுவினை பொதுசபை நியமிக்கலாம். மன்ற கணக்காய்வாளரே இதன் ஒருங்கிணைப்பாளாரக கடமை ஆற்றுவார். இருப்பினும் இந்த பணியை நிறைவேற்றுவதற்கான பொறுப்பு அதற்குரிய காலத்தில் கடமையில் இருந்த தலைவர், செயலாளர், பொருளாளர் ஆகியோரிடமே உண்டு என்பதை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும்.
6.004 மன்றத்திற்கு சொந்தமான ஆவணங்கள் (கணக்குகள் சார்பான அனைத்து கோவைகள் உட்பட) , சொத்துகள் / உடமைகள் / இளையத்தள பதிவுகள், அநுமதி சொற்பதங்கள் என்பனவற்றை புதிய நிர்வாகசபைக்கு கையளிக்க தவறிய அல்லது குந்தகமாக செயல்படும் நபர்களுக்கு எதிராக சட்ட நடவடிக்கை எடுக்கவும், அது சார்பாக மன்றத்திற்கு ஏற்படும் செலவீனங்களை அறவிடவும் நிர்வாகசபைக்கு அதிகாரம் உண்டு. இதற்கான சந்தர்பங்களில் பொது சபையில் இது சம்பந்தமாக விவாதிக்கப் பட்டு, பொதுசபையின் அனுமதிபெற்றே நடவடிக்கை ஏடுக்க முன் வரவேண்டும்.
6.005 மன்றத்தின் சார்பில் தயார் செய்யப்படும் அனைத்து ஆவணங்களும், தயாரிப்புகளும் மன்றத்தின் உடைமைகளாகும். இவற்றை தயார் செய்தவருக்கு மன்றம் ஊதீயம் வழங்கியிருந்தாலும் சரி இல்லாவிட்டாலும் சரி அந்த ஆவணங்கள், தயாரிப்புகளின் மேல் குறித்த நபர் எந்தவிதமான உரிமையும் கொண்டாட முடியாது.
6.006 மன்றத்திற்கான அனைத்து உடைமைகளும் ( அன்பளிப்பு பொருட்கள் உட்பட பட்டியல் இடப்பட்டு) விலை மதிக்கப்பட்டு ஆவணப்படுத்தப்பட வேண்டும்.. இவை அனைத்தும் ஐந்தொகையில் ( Balance Sheeet) காட்டப்படவேண்டும். இது அனைத்து வங்கி கணக்குகளுக்கும் பொருந்தும்.
6.007 மன்றத்திற்கு சொந்தமான உடமைகள் காலவதியாகும் போது, அல்லது பாவனை தன்மையினை இழக்கும் போது அது நிர்வாக சபை / போஷகர் சபை முன்னிலையில் அதற்கான தீர்மானம் எடுக்கப்பட்டு, செயலாளரால் பதிவு செய்யப்பட்டு, ஐந்தொகையில் இருந்து பொருளாலரால் அகற்றப்பட வேண்டும். அப்படியான சூழலில் கணக்காய்வாளரும் பிரசன்னமாயிருத்தல் வேண்டும்.
6.008 மன்றத்தின் கணக்கு விபரங்கள் விபரமான வருமானம் , செலவுகள், ஐந்தொகை என்பனவற்றுடன் சமர்பிக்கப்பட வேண்டும். வருமானம் / செலவு பற்றிய விபரமான பட்டியல் இணைத்து வெளியிட வேண்டும்.. அந்த பட்டியல் யாவும் கணக்காய்வாளருக்கும், நிர்வாக சபையினருக்கும், போஷகர் சபைக்கும் கட்டாயம் சமர்ப்பிக்க வேண்டும். இதில் $ 1,000.00 மேற்பட்ட ஒரு தனி கொடுப்பனவானது, நிர்வாக சபையினால் அங்கீகரிக்க பட்டதற்கான சான்றிதளை செயலாளாளர் முன் வைக்கவேண்டும்.
6.009 மன்றதிற்கு கிடைக்கும் அனைத்து பணமும் பாவனைப்படுத்தாமல் முழுமையாக வங்கியில் இடப்பட வேண்டும். கணக்காய்வாளர் இதனை உறுதி செய்ய வேண்டும்.
6.010 மன்ற நாளாந்த செலவுகளுக்காக பொருளார் $ 100.00 மாத்திரம் கையில் வைத்திருக்கலாம். மன்றத்தின் சில நிகழ்வுகளின் போது நிர்வாகசபையின் அனுமதியுடன் இத்தொகை தற்காலிகமாக அதிகரிக்கப்படலாம். இதன் நடை முறை பற்றி அவதானிக்கும் அதிகாரம் கணக்காய்வாளருக்கு உண்டு.
6.011 பொது சபை கூட்ட்த்தினை கூட்டும் அதிகாரம் நிர்வாக சபைக்குமாத்திரம் உண்டு. ஆனால் போஷகர் சபை இதற்கான வேண்டுகோளை விடுத்தால் நிர்வாகசபை அதனை கட்டாயம் நிறைவேற்ற வேண்டும். (யாப்பு அமைப்பு 4.015)
6.012 மன்றத்தில் எந்த நிலையில் பதவி வகுத்தாலும் ( பொது சபை உறுப்பினர் முதல் போஷகர் சபை உறுப்பினர் வரை ) மன்றத்தின் வளர்ச்சி, சமூக அந்தஸ்த்து, சமூக நலம் கருதி மன்றதின் வளர்ச்சிக்கு குந்தகமான ஆதாரமற்ற வெளியீடுகள், நடவடிக்கைகள், கருத்து வெளியீடுகள் போன்ற நடவடிக்கைகளில் இருந்து ஒதுங்கி இருத்தல் வேண்டும். இந்த விடயத்தில் வெளி இணையத்தள / பத்திரிகை பிரதிநிகள் ஏதாவது மன்றம் சம்பந்தமாக எழுத்து மூலம் பொதுப்படையான விபரங்களை எழுத்து மூலம் கேட்டால் நிர்வாக சபை அது பற்றி ஆலோசனை செய்து விபரங்களை கொடுப்பதற்கும் போதிய காரணத்துடன் மறுப்பதற்கும் உரிமை உண்டு. ஆனால் அவர்களுக்கு பதி கொடுபடவேண்டும்.
6.013 இப்படியான விமர்சனங்கள் வெளியிடப்பட்டால் அதற்கான கண்ணியமான கண்டனங்களை இணையத் தளத்தில் பிரசுரிக்கவோ அல்லது சட்ட நடவடிக்கை எடுக்கவோ நிர்வாக சபைக்கு அதிகாரம் உண்டு.
7.000 **** கணக்காய்வாளர் ****
7.001 கணக்காய்வாளர் பொது சபையினால் நியமிக்கபடுவார்
7.002 தேவைப்படின் இவரை நிர்வாக சபை , போஷகர் சபை கூட்டங்களுக்கு வரவழைக்கலாம்
7.003 கணகாய்வாளர் இதில் ஏதாவது ஒரு கூட்டங்களில் தானாக பங்கு பற்ற விரும்பினால், கட்டாயம் அந்த கூட்டத்திற்கு அனுமதி வழங்கவேண்டும்.
7.004 அனைத்து கூட்ட அறிக்கைகளும், அறிவித்தல்களும் அவருக்கு அனுப்பி வைக்கப்படல் வேண்டும். ஆனால் விஷேடமான அழைப்பு இன்றி கணகாய்வாளர் கூட்டத்திற்கு சமூகம் அளிக்கமுடியாது.
7.005 நிர்வாகசபை கூட்டங்களில் 6 மாதத்திற்கு ஒரு தடவை பங்கு பற்றி தன் இடைக்கால கணக்காய்வு அறிக்கயினை அனைத்து நிர்வாக சபை உறுப்பினர்களுக்கும் சமர்பிக்க அவகாசம் அளிக்கவேண்டும்.
7.006 தலைவர், செயலாளர், பொருளாளர் ஆகியோர் தமது தனியான / கூட்டான ஒத்துழைப்பினை கணக்கு ஆய்வாளருக்கு நல்கவேண்டும்.
7.007 கணக்காய்வாளர் தன் ஆய்வு அறிக்கையினை இணையதளத்தில் பிரசுரிக்க நடவடிக்கை எடுக்கவேண்டும். அதன் பிரதி அறிக்கையினை போஷகர் சபைக்கும் அனுப்பவேண்டும்.
7.008 கணக்காய்வாளர் யாப்பு நடைமுறையினையும், செயலாளர் அறிக்கையினையும், சேர்த்து மன்ற கொடுக்கல் / வாங்கல்களுடன் ஆராய்ந்து அறிக்கை / சிபார்சுகளை சமர்பிக்கவேண்டும்.
7.009 கணக்காய்வாளர் தன் மனசுக்கு பிடித்த கொள்கைகளை நிறைவேற்ற முயலக்கூடாது. மன்றத்தின் கொள்கைகளினையும், மன்ற நிர்வாக சபையின் அபிலாசைகளையும் முன் நிறுத்தி தன் கடமைகளை நிறைவேற்ற வேண்டும்.
7.010 கணகாய்வாளருடன் ஒத்து உழையாத நிர்வாக சபை / போஷகர் சபை உறுப்பினர்கள் மீதும் அல்லது தனது கடமையிலிருந்து விலகி செல்லும் நிர்வாக / போஷகர் சபை சபை உறுப்பினர்கள் பற்ற்யும் , கணக்காய்வாளரும் , நிர்வாக சபையும் போஷகர் சபையும் அவதானமாக இருக்க வேண்டும். பொறுப்பான பதவியில் இருந்து பதவிகாலத்துக்கு முன் விலக எத்தனிக்கும் ஒருவர் கணக்காய்வாளரிடம் இருந்து தன் பொறுப்புகளுக்கான விடுதலை பத்திரம் எடுத்து நிர்வாக சபையிடம் கையளிக்க வேண்டும்.
7.011 கணக்காய்வாளர் பொது சபைக்கு சமர்பிக்கவென சிபார்சு செய்யும் அனைத்து ஆவணங்களும், நிர்வாக சபை, போஷகர் சபை இணைந்த கூட்டத்தில் அதன் நம்பகத்தன்மைக்கான சான்றிதழை பெற்று இருக்க வேண்டும். இப்படியான சான்றீதள்கள் இல்லாது கணக்காய்வாளர் தனது சான்றிதழை வழங்க முடியாது. ஆனால் அவர் கால நேரம் கருதி இப்படியான சான்றீதள்கள் இல்லாது தனது கடமையினை ஆரம்பிக்கலாம்.
7.012 கணக்காய்வாளர் தனக்கு திருப்தி அளிக்காத எந்த விதமான அறிக்கைகளினையும் சிபார்சு செய்தல் ஆகாது. சிபார்சு செய்ய முன்பு அனைத்து அறிக்கைகளின் நம்பகத் தன்மையினை உறுதிபடுத்த வல்ல இணைப்புகளை பெற்று அதனை அறிக்கைகளுடன் இணைத்தல் வேண்டும்.
7.013 இப்படியான வழி முறைகளின் பின்பும் கணக்குகளில் தவறு கண்டு பிடிக்கப்பட்டு பொது சபையில் கணக்குகள் நிராகரிக்கப்படின், தவறுக்கு காரணமானவர்கள் மன்றத்தின் சகல நடவடிக்கைகளிலும் ( வாக்களிக்கும் உரிமை உட்பட ) இருந்து தடை செய்யப்படுவார்.
7.014 மன்றத்தின் கணக்குகளில் ஏதாவது தப்புகள் கண்டு பிடித்தால் அதனை கண்டு பிடித்தவர் அந்த விடயம் பற்றி தலைவர், பொருளாளர் , செயலாளர் ,போஷகர் சபை இணைப்பாளர், கணக்காய்வாளர் ஆகியோரில் குறைத்த பட்சம் மூன்று நபர்களுக்காவது தெரியப்படுத்தாமல் அந்த விடயத்தை பொது சபைக்கு கொண்டு வரமுடியாது. குறித்த விடயம் மேல் குறிபிட்ட ( தலைவர், பொருளாளர் , செயலாளர் ,போஷகர் சபை இணைப்பாளர், கணக்காய்வாளர் ) ஒருவருக்கேனும் தெரியப்படுத்திய பின்பு அதனை அவர் மேற் குறிப்பிட்ட மற்றவர்களுக்கு தெரியப்படுத்த தவறினால் நடை பெற்ற தவறுக்கு அவரும் உடந்தையாக இருந்தார் என கருத இடம் உண்டு.
7.015 கணக்குகளில் ஏற்பட்ட தவறின் காரணமாக கணக்குகள் அங்கீகரிக்கபடாத வேளையில் உடனடியாக அந்த தவறிற்கு காரணமானவர்களை பொறுப்பில் உள்ள நிர்வாகம் கண்டு பிடித்து அந்த தவறினை சரி செய்ய வேண்டும். மன்றத்திற்கு பொருள் இழப்புகள் ஏற்பட்டிருபின் அதனையும் சீர் செய்யவேண்டும் குறிபிட்ட தவறுகள் சீர் செய்யமுடியாது போனால், அதற்கு பொறுப்பானவர்கள் யார் என கண்டு பிடிக்கும் வரையில் குறித்த சம்பவம் நடை பெறும் போது பொறுப்பில் இருந்த தலைவர், செயலாளர், பொருளாளர் ஆகிய மூவரும் அதற்கான பொறுப்பினை ஏற்க வேண்டும். குறித்த சம்பவம் குறித்து என்ன முடிவு எடுப்பது என்பதனை பொது சபை தீர்மானிக்கும்.
7.016 போதிய ஆவணங்கள் கொடுபட்டிருந்தும் இது பற்றி கணக்காய்வாளரும் குறித்த தவறினை கண்காணிக்க தவறி இருந்தால் குறித்த சம்பவம் குறித்து கணக்காய்வாளர் பற்றி என்ன முடிவு எடுப்பது என்பதனையும் பொது சபையே தீர்மானிக்கும்.
7.017 இங்கு தவறுகள் என்று குறிபிடுவது பணம், மன்ற சொத்துகளின் பரிபாலனம் பற்றிய விடயமேயாகும். மன்ற கொள்கை நிறை வேற்றம் பற்றிய விடயங்கள் தவறு என கருத முடியாது. மன்ற கொள்கை நிறை வேற்றம் என்பது நிர்வாக சபை சார்ந்த விடயம். அது பற்றீய பிரச்சனைகள் ஏற் பட்டால் அது பற்றிய முடிவினை எடுப்பதும் பொது சபையே ஆகும்.
7.018 கணக்காய்வாளர் தான் சமர்பிக்கும் அறிக்கையின் நம்மபகத் தன்மைக்கு தானே பொறுப்பு ஏற்று கொள்ள வேண்டும்.
7.019 மன்ற நிர்வாக சபையினரும் / கணக்காய்வாளரும் ஆவண பரிமாற்றங்களுக்கான கால அட்டவணையினை தாமே வகுத்துக் கொள்ள வேண்டும்.
8.0 *** இணையத்தளம் **
8.001 இணையத்தள நாளாந்த நிர்வாகம் நிர்வாக சபைத் தலைவரின் நேரடி கண்காணிப்பின் கீழ் இயங்கும். தேவைப்படின் இவர் இந்த அதிகாரத்தை வேறு ஒரு நிர்வாக சபை அங்கத்தவருடன் பகிர்ந்து கொள்ளலாம்.
8.002 இணையத்தள நாளாந்த நிர்வாகம், மற்றும் தொழில் நுட்ப நிர்வாகம் என்பன நிர்வாகசபையின் அங்கத்தவர் அல்லாத ஒருவரிடம் கை அளிக்கும் போது நிர்வாகசபையின் அனுமதி பெறப்படவேண்டும்.
8.003 இணையத்தள மென்பொருள் பதிவுகளை தகுந்த தொழில் நுட்பஆலோசனை பெற்று பிரத்தியேக பதிவுகள் செய்து வைக்க ஏற்படுகள் செய்ய வேண்டும். இதற்கான பொறுப்பு தலைவர், நாளாந்த நிர்வாகி, தொழில் நுட்ப நிர்வாகி ஆகிய மூவரையும் சாரும். இதனை ஒரு வெளியார் நிறுவனத்துடன் ஒழுங்க்கு செய்தல் விரும்மத்தக்கது.
8.004 நிர்வாக சபை மாறுகின்ற போது நிர்வாக சபையினால் தேர்ந்து எடுக்கப்பட்ட , நிர்வாக சபையில் அங்கம் வகிக்கும் மூவருக்கு இணையத்தள அடிப்படை ஆளுமை பயிற்சி அளித்தல் வேண்டும். இந்த பயிற்சியினை முடியுமானவரை நமது சமூகத்தில் உள்ள இணயத்தள விற்பன்னர்களிடம் இருந்து இலவசமாக பெற ஒழுங்கு செய்தல் வேண்டும் ஆனால் இணயத்தள அனுமதி குறித்த ஒருவேளையில் ஓருவரிடம் மாத்திரமே இருக்கவேண்டும்.
8.005 இணையத்தள வெளியீடுகள் பற்றி தீர்மானிக்க இனையத்தள குழு ஒன்றினை நிர்வாக சபை நியமிக்க வேண்டும்.
8.006 ஏற்கனவே பிரசுரமாகும் மன்றம் சார்ந்த , அல்லது காரை அமைப்புகளின் பிரசுரங்கள் இடை நிறுத்தம் செய்யும் போது அந்த நடவடிக்கை நிர்வாக சபையின் அனுமதி பெற்றே நடை முறைப்படுத்த வேண்டும்.
8.007 மன்ற முகவரி, நிர்வாக சபையில் ஏற்படும் மாற்றங்கள் , மற்றும் மன்றம் சார்ந்த அனைத்து விடயங்களும் இணய தளத்தில் காலதாமதமின்றி பதிவு செய்யப்ப்படவேண்டும்.
9.000 **** பொது வழிகாட்டி ****
9.001 கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்தின் சார்பில் வழங்கப்படுகின்ற எக்கடிதங்களும்,(நற்சான்றிதழ்கள் உட்பட) மன்ற கடிதத் தலைப்பில் தலைவரும், செயலாளரும் சேர்ந்து கையொப்பமிட்டு மன்ற முத்திரையிடப்படல் வேண்டும், இவ்வாறு வழங்கப்படும் கடிதங்களின் பிரதிகள் கோவைப்படுத்தப்படுவதுடன், அடுத்துவரும் நிர்வாகசபைக் கூட்டத்தில் சமர்ப்பிக்கப்படல் வேண்டும். இக்கடிதங்களை நிர்வாகசபை அங்கீகரிக்காதவிடத்து, அதனால் ஏற்படும் எல்லாப்பிரச்சனைகளையும் அவர்களே ஏற்றுக்கொள்ள வேண்டும்.
9.002 கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்திற்கு என கிடைக்கும் அரச / தனி நபர் சலுகைகளினை யாருக்கும் பரிமாற்றம் செய்யும் அதிகாரம் மன்றத்திற்கு கிடையாது.
9.003 கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்திற்கு இழப்பிடூ அல்லது அப கீர்த்தி வரும் என்ற போர்வையில் யாப்புக்கு எதிராக அல்லது நாட்டின் சட்டத்துக்கு எதிராக இயங்கும் அதிகாரம் மன்றத்தின் எந்த நிலையில் உள்ள உறுப்பினருக்கும் கிடையாது.
9.004 கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்தின் சார்பில் வங்கியில் உள்ள கணக்கு விபரங்கள் யாவும் நிர்வாகசபைக் கூட்டத்திற்கு அறிவிக்கப்பட வேண்டும். இது சம்பந்தமான இரண்டு விதமான கணக்குகள் பேணப்பட வேண்டும். ஒன்று தினசரி பாவனையில் உள்ள தினசரி தேவைகளுக்கான வங்கி கணக்கு மற்றையது வேலைத் திட்டங்களை வகுத்து அதற்கென ஒதுக்கி வைக்கப்பட்ட பணங்களுக்கு உரிய வங்கி கணக்கு பிரத்தியேக வேலைத் திட்டங்களுக்காக ஒதுக்கி வைக்கப்பட்ட வங்கி கணக்குகளை கொடுக்கல் வாங்கல் செய்கின்ற அதிகாரம் என்பவை பொருளாளருடன், தலைவர் அல்லது செயலாளர், திட்டமிடல் போசகர் சபை அங்கத்தவர் ஒருவருடைய கையெழுத்துடன் இயங்க வேண்டும்.
9.005 தினசரி பாவனையிருப்பில் உள்ள கணக்கு நிர்வாகசபை அங்கத்தவர்களில் இருவரினால் நடைமுறைப்படுத்தப்படலாம். இருப்பினும் நிர்வாகசபை அங்கத்தவர் எங்கின்ற பொழுது இது நிர்வாகசபையிலே பொறுப்பான பதவிகளை வகிக்கின்ற தலைவர், உப தலைவர், செயலாளர், உபசெயலாளர், பொருளாளர் ஆகிய ஐவரில் பொருளாளர் ஒருவரும் மற்றும் நான்கு பேரில் ஒருவருடைய கையெழுத்துடன் இயங்குவது விருப்பத்தக்கது.
9.006 மன்றத்தின் வங்கிக் கணக்குகளை நடைமுறைப்படுத்தும் அதிகாரம் குறிப்பிட்ட அங்கத்தவர்களுக்கு வழங்கப்பட்டு இருப்பினும் மன்றத்தின் சார்பில் டொலர் 250 மேற்பட்ட கொடுப்பனவுகள் யாவும் நிர்வாக சபையால் அங்கீகரிக்கப்பட்டிருக்க வேண்டும். இதனை மீறுகின்ற எந்த நபரும் தனித்தனியாகவோ அல்லது சேர்ந்தோ செலவு செய்யப்பட்ட பணத்திற்கு நிர்வாகசபைக்கு விளக்கம் அளிக்க தயாராக இருக்க வேண்டும். நிர்வாகசபை விளக்கங்களை ஏற்க மறுக்கும் பட்சத்தில் அப்பணத்தினை மன்றத்திற்கு மீளளிக்கவும் தயாராக இருத்தல் வேண்டும்.
9.007 யாப்பில் கூறப்பட்டுள்ள விடயங்களை புறக்கணிக்கும் அல்லது து—பிரயோகம் செய்யும் மன்ற அங்கத்தவர், நிர்வாகசபை அங்கத்தவர், திட்டமிடல் போசகர் சபை அங்கத்தவர்களுக்கு எதிராக ஒழுங்கு நடவடிக்கை எடுக்கும் அதிகாரம் மன்றத்திற்கு உண்டு.
9.008 மன்ற நிர்வாக சபை அங்கத்தவர்களும், பொதுசபை அங்கத்தவர்களும், திட்டமிடல் போசகர் சபை அங்கத்தவர்களும் மன்ற நலன் கருதி மன்ற யாப்பினை ஏற்று அதன்படி தனது கடமைகளை செய்வதாக வாக்குறுதி அளித்து அதற்கென உள்ள படிவங்களில் கையெழுத்து இடுதல் வேண்டும்.
9.009 மன்றத்தில் பதவிவகிக்கும் அனைத்து உறுப்பினர்களும் தொலை பேசி / மின் அஞ்சல் தொடர்பு உடையவர்களாக இருத்தல் விரும்பத்தக்கது. இவர்கள் தமது இந்த தொடர்பு விபரங்களை செயலாளாரிடம் தாமாகவே ஒப்படைக்கவேண்டும்.
9.010 இம் மன்றத்தில் நிர்வாக சபை உறுப்பினர்களாகவும், திட்டமிடல் போசகர் சபை உறுப்பினர்களாகவும், கணக்காய்வாளராகவும், தயார்நிலை நிர்வாக சபை உறுப்பினர்களாகவும் கடமையாற்றும் அனைவரும் தொண்டர் சேவை அடிப்படையிலேயே கடமையாற்றுகின்றனர். இவர்களுக்கு எந்த விதமான ஊதியமும் வழங்குதல் தவிர்க்கப்பட வேண்டும்.
10.000 **** சொற்பதங்களுக்கான வரைவிலக்கணமும் யாப்புக்கான விளக்கமும் ****
10.001 மன்றம் என்பது கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்தை குறிக்கும்.
10.002 காரைநகருடன் தொடர்புடைய நபர் எனக் குறிப்பிடப்பட்டது அவருடைய வழித்தோன்றல்கள் அல்லது அவருடைய வாழ்க்கைத்துணை (கணவன்/ மனைவி) காரைநகரில் பிறந்தவராக இருத்தல் வேண்டும்.
10.003 சபை என்பது கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்தின் நிர்வாக சபையைக் குறிக்கும்.
10.004 பொதுச்சபை என்பது கனடா காரை கலாச்சார மன்றத்தின் சாதாரண அங்கத்தவர்களையும் ஆயுட்கால அங்கத்தவர்களையும் உள்ளடக்கிய சபையைக் குறிக்கும்.
10.005 யாப்பு விதி என்பது மன்றத்தினை சரியானமுறையில் வழிநடாத்திச் செல்வதற்கான அமைப்பு விதிமுறைகள் ஆகும்.
10.006 ஈராண்டு என்பது ஒரு குறித்த நிர்வாகசபையின் பதவிக்காலத்தை குறிக்கும் பொழுது ஏப்பிரல் முதலாம் திகதியில் இருந்து குறித்த வருடத்தினை தொடர்ந்து வரும் அடுத்த வருடத்தினை தவிர்த்து வரும் அடுத்த வருடத்தின் மார்ச் மாதம் முப்பத்தியோராம் திகதிவரையும் உள்ள காலமாகும்..
10.007 யாப்பு சம்பந்தமான சர்ச்சைகள்வரும்போது கூடியளவு சமரசமாக தீர்க்கமுயல வேண்டும். யாப்பு பணியில் ஈடுபட்டவர்களின் அபிப்பிராயம் கோரப்படலாம். அதுவும் முடியாதவிடத்து பின் வரும் சபை அமைப்பின் முடிவு இறுதியானதாக இருக்கும்
i. நிர்வாக சபையில் இருந்து மூவர்
ii. போஷகர் சபையிலிருந்து மூவர்
iii. பொதுசபையில் இருந்து ஐவர் ( இதில் மூவர் பழைய நிர்வாக சபைத் தலைவர்களாக இருப்பது விரும்பத்தக்கது.) இதில் ஐவரை தேர்ந்து எடுப்பதில் சர்ச்சைகள் வருமாயின் குறித்த சில நபர்களின் பட்டியலில் இருந்து குலுக்கல் மூலம் தெரிவு செய்யப்படும். இந்த குலுக்கல் முறையானது மேலே (a and b ) யில் குறிப்பட்ட அறுவர் முன்னிலையில் நடைபெறும்
10.000 **** யாப்புக்கான திருத்தங்கள் ****
11.001 மன்றத்தின் நடைமுறையில் உள்ள யாப்பில் விபரிக்கப்படாத விடயங்களினால் மன்றத்தின் நடவடிக்கைகளை முன்னெடுத்து செல்வதில் நிர்வாகசபைக்கு ஏதாவது அசெளகரியங்கள் ஏற்படுமாயின் அதனை தவிர்ப்பதற்கான விடயங்களை இந்த யாப்பில் 3.002 ல் கூறப்பட்ட வண்ணம் யாப்பு வடிவில் கொண்டு வந்து நிர்வாக சபைக் கூட்டத்தில் மூன்றில் இரண்டு பங்கினரால் அங்கிகரிக்கப்பட்ட பின் திட்டமிடல் போசகர் சபையில் ஜந்தில் நான்கு பங்கினரால் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்டு, அதன் பின்பு பொது அங்கத்தவர்களுக்கு எழுத்து மூலம் அறிவிக்கப்பட்டு, பதிவு செய்த அங்கத்தவரில் 34% மேற்பட்ட தொகையினர் எதிர்ப்பு தெரிவிக்காதவிடத்து அடுத்த பொதுசபை கூடும்வரைக்கும் புதிதாக கொணரப்பட்ட விடயங்கள் யாப்பின் ஒரு அங்கமாக தற்காலிகமாக ஏற்றுக்கொள்ளபடும். இது “தற்காலிக யாப்பு” என அழைக்கப்படும்.
11.002 “தற்காலிக யாப்பு” பரிசீலிக்கப்பட்டு பொதுசபைக் கூட்டத்தில் அங்கிகரிக்கப்பட வேண்டும்.
11.003 நிர்வாக சபையின் சிபார்சுப்படியோ அல்லது நல்ல பொதுசபை அங்கத்தவர்களால் கொண்டு வரப்படும் திருத்தப் பிரேரணைகளாலோ, சங்க யாப்பு, விதிகளும் திருத்தப்படலாம். அவ்வாறு கொண்டுவரப்படும் பிரேரணைகளுக்கு ஈராண்டுப் பொதுக் கூட்டத்திலோ அல்லது இதற்கெனக் கூட்டப்படும் சிறப்பான பொதுக் கூட்டத்திலோ பிரசன்னமாயிருக்கும் வாக்குரிமை பெற்ற அங்கத்தவர்களில் மூன்றில் இரண்டு பங்கினர் ஆதரித்து வாக்களிப்பின், திருத்தங்கள் நடைமுறைக்கு வரும்.
11.004 யாப்பின் முக்கியத்துவம், கருதியும், அதனை ஜனரஞ்சக படுத்தவும் வேண்டி யாப்பினை பொது சபை உறுப்பினர்களிடம் எடுத்து சென்று அவர்களுடன் கலந்து ஆலோசித்து அவர்களின் அபிப்பிராயத்துக்கு முக்கியத்துவம் கொடுத்து அதனை ஆவணப்படுத்த வேண்டும். அவர்களின் கருத்து வெளியீட்டு பத்திரம் பொது சபையில் கலந்து கொண்டு வாக்கு அளித்தமைக்கு சமனாகும் என்பதனை கவனத்தில் கொள்ள வேண்டும். இப்படியான கலந்து ஆலோசனை செய்து ஆவண பத்திரங்களை நிர்வாக சபையினரும், நிர்வாக சபையினால் அனுமதி செய்யப்பட்டவர்களூமே செய்யயாலாம், இத்தகைய ஆவணங்கள் யாவும் தலைவருக்கு சமர்பிக்கப்பட்டு தலைவரால் பொது சபைக்கு சமர்பிக்கப்படும்.
11.005 யாப்புக்கள் ஒவ்வொன்றும் இலக்கம் இடப்பட்டு அதில் வருகின்ற சகல விடயங்களும் குறிப்பிட்ட பகுதியின்கீழ் பிரிக்கப்பட்டு தொடர்பு இலக்கம் கொடுக்கப்படவேண்டும். யாப்பு இலக்கம் என்பது யாப்பு திருத்தம் செய்யப்பட்ட வருடத்தையும் மன்றம் தொடங்கிய நாளில் இருந்து எத்தனையாவது திருத்தம் என்பதையும் காட்டுகின்ற ஒரு இலக்க அமைப்பாக இருக்கவேண்டும். இந்த யாப்பானது 29 பக்கங்களில் 7163 சொற்பதங்களை தாங்கி உள்ளது.
11.006 இதன்படி உதாரணமாக எமது
11.007 மூல யாப்பு 1989-001 ஆகவும்,
11.008 எமது இரண்டாவது யாப்பு 2003-002 ஆகவும்
11.009 எமது தற்போதைய யாப்பு 2015-003 ஆகவும் இருக்கும்.
11.010 நடைமுறை சிக்கல்களை தவிர்ப்பதற்காக யாப்புக்கு திருத்தங்களோ அல்லது இணைப்புகளோ மேற்கொள்ளப்படும் இடத்து அவை பொதுசபையினால் அங்கீகரிக்கப்பட்ட பின்பு ஏற்கனவே நடைமுறையில் உள்ள யாப்புடன் இணைத்து வெளியிடப்படுதல் வேண்டும்.
11-10-2015 திகதி நடை பெற்ற பொதுக்கூட்டத்தில் கனடா–காரை கலாச்சார மன்ற யாப்பு இலக்கம் 2015-003 (மீளமைக்கப்பட்டது) கூட்டத்தில் விவாதிக்கப்பட்டு பிரசன்னமாயிருந்த 2/3 பெரும்பான்மையான அங்கத்தவர்களால் நிறைவேற்றப்பட்டது.
